Comment organiser une fête de la Fête du Roi

Pour organiser une fête de la Fête du Roi, commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de réserver le matériel. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et construisez un programme réaliste avec jeux et musique. Prévoyez les bénévoles, les livraisons et l’installation au moins quelques jours à l’avance. Le point souvent négligé est le plan pluie : tentes, matériel sonore et activités doivent pouvoir être adaptés rapidement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier le permis
3
Faire les réservations
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Définir le programme
2 personnes
10
Choisir les activités de jeu
2 personnes
11
Établir le programme musical
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les livraisons
15
Vérifier les prévisions météo
16
Déterminer un programme alternatif en cas de pluie
2 personnes
17
Créer le plan
18
Marquer l’itinéraire et l’entrée
2 personnes
19
Vérifier la décoration
2 personnes
20
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
21
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
22
Nettoyer les glacières
2 personnes
23
Tester le matériel sonore
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Stocker les boissons au frais
2 personnes
27
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Préparer les sandwichs
3 personnes
30
Préparer la vaisselle
2 personnes
31
Informer les bénévoles

Événement

32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Décharger le matériel
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer les tables de buffet
3 personnes
37
Aménager le bar
3 personnes
38
Remplir les glacières
2 personnes
39
Suspendre la décoration
4 personnes
40
Installer les drapeaux
3 personnes
41
Monter les stations de jeux
4 personnes
42
Installer l’équipement sonore
2 personnes
43
Tester la musique
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Accueillir les bénévoles
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Annoncer le programme
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Encadrer les jeux pour enfants
6 personnes
53
Encadrer le marché aux puces
3 personnes
54
Fournir la musique
55
Traiter les inscriptions au concours
2 personnes
56
Accompagner la compétition
3 personnes
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
62
Annoncer le dernier tour
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

64
Stocker les restes au frais
3 personnes
65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
5 personnes
74
Rapporter le matériel
3 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Distribuer les restes
2 personnes
77
Remettre en place les conteneurs à déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Guirlandes de fanions orangeqté 10
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de table orangeqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 10
Autocollants flèchesqté 30

Matériel de sport

Plots orangeqté 20
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Corde de tir à la corde
Sacs de course en sacqté 12
Craieqté 6
Rubans de médailleqté 30
Prixqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillières et seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le lieu et le permis avant d’envoyer les invitations : une modification tardive peut obliger à refaire l’itinéraire, l’entrée et toute la communication. Gardez au moins 14 jours pour obtenir les autorisations nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les quantités de vaisselle, de verres et de boissons.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une aide générale. Prévoyez notamment une personne pour l’accueil, une pour les jeux, une pour les livraisons et une pour le rangement.
Testez le son au moins 24 heures avant : haut-parleurs, microphones, table de mixage, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble. Vérifiez aussi que les câbles ne traversent pas les passages.
Décidez du programme alternatif en cas de pluie avant de consulter les prévisions. Faites ce contrôle 48 heures avant, puis confirmez les livraisons, les tentes et l’installation la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de la Fête du Roi ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et le permis, réserver les tentes et le mobilier, envoyer les invitations et recruter les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour la Fête du Roi ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la fête et fermez les inscriptions environ 7 jours avant. Vous pourrez alors ajuster le programme, les achats et les besoins alimentaires.
Que prévoir pour une fête de la Fête du Roi sous la pluie ?: Préparez une version complète du programme 48 heures avant, avec un espace couvert et des activités adaptées. Les tentes, le matériel électrique et les livraisons doivent être confirmés au plus tard la veille.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de la Fête du Roi ?: Pour un petit événement, prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les activités, 1 pour la coordination technique et 2 pour l’installation et le rangement. Ajoutez une personne dès que plusieurs zones fonctionnent en parallèle.

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