Zo organiseer je een Koningsdagviering

Begin minstens zes weken vooraf met de datum, locatie en benodigde toestemming. Daarna leg je het programma vast, verstuur je uitnodigingen en verzamel je aanmeldingen en dieetwensen. Plan vervolgens reserveringen, leveranciers en vrijwilligers, zodat op de dag zelf iedereen een duidelijke rol heeft. In de laatste week controleer je het weerplan, de boodschappen, gekoelde dranken, versiering en opbouw van tenten, tafels en muziekhoek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Benodigde toestemming controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma opstellen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Leveranciers bevestigen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Rolverdeling doorgeven
11
Weersverwachting controleren
12
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Versiering sorteren
2 personen
18
Muziek afspeellijst maken
19
Contactlijst afdrukken
20
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
21
Terrein controleren
3 personen
22
Afvalpunten bepalen
2 personen
23
Tenten opbouwen
6 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
25
Podiumvrije muziekhoek inrichten
2 personen
26
Versiering ophangen
4 personen
27
Vlaggen plaatsen
3 personen
28
Bar inrichten
3 personen
29
Buffettafels inrichten
4 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Verlichting testen
2 personen
34
EHBO-koffer plaatsen

Event

35
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
36
Gasten verwelkomen
3 personen
37
Programma toelichten
38
Oranjekoek serveren
3 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Kinderspelen begeleiden
5 personen
41
Vrijmarkt controleren
2 personen
42
Muziek verzorgen
43
Hapjes aanvullen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Spelmateriaal opruimen
3 personen
47
Bitterballen bereiden
3 personen
48
Warme snacks serveren
3 personen
49
Vegetarische hapjes aanvullen
2 personen
50
Lichtjes inschakelen
2 personen
51
Laatste ronde aankondigen
52
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

53
Muziek uitschakelen
54
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
55
Tenten afbreken
6 personen
56
Versiering verwijderen
4 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Overgebleven eten verpakken
2 personen
61
Apparatuur schoonmaken
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Afval laten afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barbladenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Aanmeldtafel
Kleedhokje

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 3
Oranje tafelkledenaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Oranje schminkaantal 6
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Frituurpannenaantal 2
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmaalsaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Zakloopzakkenaantal 8
Blikwerpsetaantal 2
Touwtrektouwenaantal 2
Stoepkrijtaantal 12
Plastic pionnenaantal 20
Sjoelbakkenaantal 2
Ringwerpsetsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6

Overig

Klapbordenaantal 8
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 150
Powerbanksaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer uiterlijk zes weken vooraf of je toestemming nodig hebt voor de locatie, muziek, tenten of activiteiten. Regel ontbrekende toestemming niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd.
Stuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen zeven dagen voor het feest. Gebruik de definitieve lijst daarna voor dieetwensen, hapjes, stoelen en herbruikbare bekers.
Maak het programma uiterlijk twee weken vooraf en deel de vrijwilligers in per tijdsblok: opbouw, ontvangst, catering, muziek en opruimen. Geef de rolverdeling minstens vijf dagen vooraf door, inclusief één aanspreekpunt.
Maak twee weerplannen: één voor droog weer en één waarbij partytenten, weersbescherming en een aangepaste muziekhoek nodig zijn. Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf.
Koel dranken de avond ervoor en zet boodschappen, hapjes, servies en versiering per onderdeel klaar. Druk de contactlijst af en bepaal vóór de opbouw waar afvalpunten, de aanmeldtafel en buffettafels komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Koningsdagviering organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie en toestemming. Verstuur uitnodigingen vier weken vooraf en rond programma, leveranciers en vrijwilligers uiterlijk twee weken voor de viering af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Koningsdagviering?: Verdeel minimaal vier vaste rollen: ontvangst, catering, programma of muziek en opruimen. Bij een grotere groep plan je per rol extra wisselkrachten in, zodat niemand langer dan ongeveer twee uur achter elkaar dezelfde taak doet.
Wanneer controleer je het weer voor Koningsdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de viering. Leg uiterlijk de avond ervoor tenten, weersbescherming en een alternatief programma klaar.
Wanneer moet je de boodschappen en hapjes voor Koningsdag regelen?: Doe houdbare boodschappen twee tot drie dagen vooraf en haal gekoelde producten uiterlijk de dag ervoor. Bereid hapjes zoveel mogelijk de avond ervoor en koel dranken dan direct weg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.