Cómo organizar una Celebración del Día del Rey
Una Celebración del Día del Rey sale bien cuando cierras primero la fecha, el lugar y los permisos, y después pasas a inscripciones, proveedores y programa. El número de asistentes determina las mesas, las sillas, las bebidas y la comida, así que fija esa cifra antes de comprar. Reserva tiempo para coordinar a los voluntarios y prepara una alternativa cubierta si llueve. El montaje, la música y la decoración deben quedar listos antes de que lleguen los primeros invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Comprobar los permisos necesarios
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Hacer reservas
- 8
Confirmar proveedores
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Comunicar la distribución de funciones
- 11
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 12
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Hacer la compra
3 personas
- 15
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
4 personas
- 17
Clasificar la decoración
2 personas
- 18
Crear lista de reproducción
- 19
Imprimir la lista de contactos
- 20
Preparar la protección contra el clima
2 personas
- 21
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 22
Determinar puntos de residuos
2 personas
- 23
Montar tiendas
6 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 25
Montar un rincón de música sin escenario
2 personas
- 26
Colgar la decoración
4 personas
- 27
Colocar banderas
3 personas
- 28
Montar la barra
3 personas
- 29
Montar mesas de buffet
4 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Preparar el material del juego
3 personas
- 32
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 33
Probar la iluminación
2 personas
- 34
Colocar el botiquín de primeros auxilios
Evento
- 35
Atender la mesa de registro
2 personas
- 36
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 37
Presentar el programa
- 38
Servir tarta de naranja
3 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Guiar los juegos infantiles
5 personas
- 41
Supervisar el mercadillo
2 personas
- 42
Proporcionar la música
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 46
Recoger el material del juego
3 personas
- 47
Preparar bitterballen
3 personas
- 48
Servir snacks calientes
3 personas
- 49
Reponer los aperitivos vegetarianos
2 personas
- 50
Encender las luces
2 personas
- 51
Anunciar la última ronda
- 52
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 53
Apagar la música
- 54
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 55
Desmontar las tiendas
6 personas
- 56
Retirar la decoración
4 personas
- 57
Recoger la basura
4 personas
- 58
Limpiar el recinto
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 61
Limpiar el equipo
2 personas
- 62
Inventariar materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Retirar los residuos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Bandejas de barcant. 2
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Vestuario
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Tenedores de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
- Tijerascant. 4
Decoración
- Guirnaldas naranjascant. 12
- Banderas de Países Bajoscant. 8
- Globos naranjascant. 150
- Bomba de globoscant. 3
- Manteles naranjascant. 12
- Guirnaldas de papelcant. 10
- Maquillaje naranjacant. 6
- Pizarrascant. 6
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Freidorascant. 2
- Lámparas de bateríacant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cubiertos de cocinacant. 6
- Bandejas de servircant. 18
- Bandejas para servircant. 12
- Termoscant. 6
- Sartenescant. 2
- Pinzas de cocinacant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 20
Material deportivo
- Sacos para carreras de sacoscant. 8
- Juego de lanzamiento de latascant. 2
- Cuerdas para tira y aflojacant. 2
- Tiza para aceracant. 12
- Conos de plásticocant. 20
- Mesas de tejocant. 2
- Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conos de tráficocant. 12
- Linternascant. 6
Otros
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Baterías externascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el recinto y los permisos: comprueba las condiciones del lugar con varias semanas de margen, sobre todo si montarás carpas, sonido o mesas en el exterior.
- Cierra las inscripciones antes de hacer la compra. Recoge las preferencias dietéticas y usa el número confirmado para calcular comida, vasos reutilizables, platos y cubiertos sin improvisar el mismo día.
- Asigna funciones por escrito y entrega los horarios a los voluntarios. Una persona debe controlar el registro, otra las bebidas y otra el montaje, con una lista de contactos impresa para resolver incidencias rápidamente.
- Prepara el plan de lluvia antes de consultar el pronóstico. Decide qué actividades pasan bajo las carpas, dónde se colocan las mesas y cómo proteger los cables, altavoces y conexiones eléctricas.
- Monta primero las carpas, las mesas y las sillas; después coloca el buffet, el registro y el rincón de música. Refrigera las bebidas con antelación y deja la decoración naranja clasificada para no buscarla durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Celebración del Día del Rey?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, proveedores e invitaciones. Deja la compra y la preparación final para la última semana, cuando ya conozcas el número de inscritos.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del evento. Así puedes revisar las preferencias dietéticas, confirmar las cantidades y ajustar la lista de la compra sin depender de respuestas de última hora.
- ¿Qué hago si llueve durante la Celebración del Día del Rey?
- Define el plan alternativo antes de la semana del evento y comprueba el pronóstico 48 horas antes. Decide de antemano qué mesas, actividades y equipos pasan bajo las carpas y protege los cables de la humedad.
- ¿Cuándo se deben montar las mesas, las carpas y la música?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público para inspeccionar el recinto, montar las carpas, colocar mesas y sillas y probar los altavoces. Deja al menos 30 minutos finales para comprobar el registro, las bebidas y el programa.
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