Zo organiseer je een Koningsdagviering

Begin een Koningsdagviering niet met versiering, maar met het programma, de locatie en de verwachte opkomst. Publiceer de datum en activiteiten op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. Regel daarna leveranciers, vrijwilligers, sleutel en transport. In de laatste 24 uur draait alles om weerscontrole, koelen, allergenen apart houden en het controleren van materiaal, stroom en geluid. Zo staat het terrein op tijd klaar en weet iedereen wat hij moet doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Leveranciersafspraken bevestigen
7
Locatie en sleutel regelen
8
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
9
Spelactiviteiten vastleggen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Contactlijst afdrukken
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Allergenen apart verpakken
2 personen
19
Materiaal controleren
2 personen
20
Transport laden
3 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen en banken plaatsen
4 personen
24
Versiering ophangen
4 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
27
Buffet en bar inrichten
4 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
30
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
31
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Event

32
Gasten ontvangen
3 personen
33
Programma aankondigen
34
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken uitgeven
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet aanvullen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Muziek verzorgen
41
Licht inschakelen
42
Laatste ronde aankondigen
43
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

44
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
45
Versiering verwijderen
3 personen
46
Meubilair afbreken
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
49
Terrein schoonmaken
4 personen
50
Materialen droog opbergen
2 personen
51
Voorraad tellen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Bierbankenaantal 12
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiemokkenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje vlaggetjeslijnenaantal 10
Oranje ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenpompaantal 2
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-werklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Recyclingbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Spelmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Zakloopzakkenaantal 12
Stoepkrijtsetsaantal 4
Touwtrektouwenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de aanmelddeadline vroeg vast. Maak de definitieve gastenlijst zodra de reacties binnen zijn, zodat je aantallen voor hapjes, drank en zitplaatsen niet op gevoel bestelt.
Verdeel vrijwilligers per taak en tijdsblok. Plan iemand voor ontvangst, iemand voor spelactiviteiten en iemand die tijdens de opbouw het materiaal, de tafels en het geluid controleert.
Controleer de locatie minstens één keer vóór de viering. Test waar de partytenten, klaptafels en bierbanken komen, bepaal de route voor transport en leg vast wie de sleutel beheert.
Doe houdbare boodschappen eerder en haal gekoelde dranken en verse hapjes zo laat mogelijk. Koel dranken vooraf in koelboxen en verpak hapjes met allergenen apart, zodat ze niet per ongeluk worden verwisseld.
Sluit de geluidsinstallatie vóór de start aan en test beide draadloze microfoons, speakers, mengpaneel en verlenghaspels. Controleer ook de weersverwachting en zorg dat versiering met tie-wraps vastzit voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en leveranciers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma staat en maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 1 week van tevoren.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor Koningsdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water en koffie mee, zeker wanneer de viering buiten en overdag plaatsvindt.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de viering. Gebruik de definitieve lijst bij het inkopen en houd allergenenvrije hapjes apart verpakt.
Wanneer moet ik het terrein opbouwen voor Koningsdag?: Plan minimaal 3 uur voor de start voor transport, terreininspectie, tafels, stoelen, tenten, versiering en geluid. Laat minstens 30 minuten over voor een laatste controle van stroom, dranken, hapjes en het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.