Organiser une balade climat, étape par étape

Une balade climat se prépare d’abord comme un parcours public, puis comme un temps d’échange. Commencez par définir le point de départ, l’arrivée et un itinéraire accessible, avec des pauses clairement identifiées. Réglez ensuite les autorisations, la circulation et la répartition des bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, transmettre les consignes et confirmer le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
2
Fixer le lieu de départ
3
Définir le lieu final
4
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
5
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Définir les points de repos le long de l’itinéraire
2 personnes
7
Concevoir la carte d'itinéraire
8
Concevoir les panneaux sur le climat
9
Vérifier le permis
10
Signaler l’occupation de l’espace public
11
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
12
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Envoyer les invitations
2 personnes
16
Publier des messages sur les réseaux sociaux
17
Ouvrir le formulaire d’inscription
18
Traiter les inscriptions
2 personnes
19
Recueillir les besoins alimentaires
20
Vérifier les coordonnées des participants
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier les prévisions météo
23
Préparer le plan en cas de mauvais temps
24
Faire une réservation de matériel sonore
25
Faire la réservation des tables et des tentes
26
Faire imprimer les supports
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Trier le catering longue conservation
2 personnes
30
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
31
Préparer les flèches de direction
2 personnes
32
Installer les panneaux climat
2 personnes
33
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
34
Balisage du départ
3 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les tentes de fête
4 personnes
37
Aménager le stand d’information
2 personnes
38
Installer la table des boissons
2 personnes
39
Installer l’équipement sonore
2 personnes
40
Placer des panneaux le long du parcours
4 personnes
41
Aménager des points de repos
4 personnes

Événement

42
Tenir les postes de circulation
4 personnes
43
Encadrer l'accueil
3 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
46
Distribuer les bracelets
2 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
48
Assurer l’ouverture
2 personnes
49
Former les groupes de marche
3 personnes
50
Encadrer la promenade
8 personnes
51
Animer les présentations sur le climat
4 personnes
52
Tenir les points de repos
4 personnes
53
Distribuer de l'eau
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
56
Accompagner vers l'arrivée
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Répondre aux questions des participants
2 personnes
59
Assurer la clôture
2 personnes
60
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

61
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
62
Retirer les matériaux de signalisation
3 personnes
63
Démonter les tentes
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
65
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Recycler les flèches de parcours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Ensembles de tables de bièreqté 4
Nappesqté 6

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 3

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Téléphonesqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Sets de stylosqté 12
Presse-papiersqté 8
Cartes d'itinéraireqté 150
Flyers du programmeqté 150
Brochures d’informationqté 200

Signalétique

Panneaux de directionqté 25
Panneaux indicateursqté 30
Pieds de panneauqté 30
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 8
Brassards réfléchissantsqté 20
Parapluiesqté 10

Catering

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Mugs isothermes pour l'équipeqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 4
Détachant pour résidus de colleqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Bacs pour accumulateurs de froidqté 4
Distributeurs d'eauqté 4

Conseils

Bloquez le parcours au moins 4 semaines avant la balade. Prévoyez un itinéraire de repli et vérifiez l’accessibilité, les points de repos ainsi que les endroits où installer les panneaux climat.
Ne lancez pas les invitations avant d’avoir clarifié les autorisations et l’occupation de l’espace public. Le plan de circulation et le briefing des régulateurs doivent être prêts avant le jour J.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite fixée 5 à 7 jours avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires et vérifiez les coordonnées afin de pouvoir envoyer les informations pratiques à tous les participants.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone : accueil, orientation, circulation, pauses et assistance. Prévoyez au minimum un responsable identifiable pour chaque groupe de bénévoles.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant le départ, puis la veille. Décidez à ce moment-là du maintien, du report ou de l’adaptation du parcours, et confirmez la réservation des tentes, tables et matériel sonore.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade climat ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de valider le parcours, les autorisations, la circulation, les réservations de matériel et le recrutement des bénévoles sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une balade climat ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant l’événement et fixez une clôture 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les coordonnées des participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour chaque point de repos et 1 régulateur par zone de circulation à sécuriser. Ajoutez 2 personnes pour coordonner l’ensemble et remplacer les absences.
Que faire s’il pleut le jour d’une balade climat ?: Prenez la décision définitive la veille, après une nouvelle vérification météo. Préparez un scénario avec parcours raccourci, points de repli ou report, et informez les participants au plus tard le matin même.

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