Zo organiseer je een klaverjasavond zonder chaos

Een klaverjasavond draait om vaste tafels, duidelijke rondes en een ontvangst die snel verloopt. Begin met de zaal en het aantal deelnemers, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en spelsets nodig zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak de tafelindeling vóór je de zaal inricht. Op de avond zelf werk je van zaalopbouw naar koffie, koude dranken en hapjes; daarna leg je de regels uit en controleer je de scores na elke ronde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Tafelindeling maken
7
Klaverjasregels en scorebladen printen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Spelmateriaal controleren
2 personen
11
Koelwaren koelen
12
Zaal openen
2 personen
13
Tafels opstellen
3 personen
14
Stoelen plaatsen
2 personen
15
Tafelkleden en tafelkaarten plaatsen
2 personen
16
Klaverjastafels inrichten
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Dranken koud zetten
19
Hapjes en belegde broodjes voorbereiden
3 personen
20
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Aanwezigheid registreren
23
Spelregels en tafels uitleggen
24
Eerste speelronde begeleiden
25
Scores verzamelen en controleren
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Tweede speelronde begeleiden
28
Hapjes en broodjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Derde speelronde begeleiden
31
Tussentijdse scores verwerken
2 personen
32
Vierde speelronde begeleiden
33
Laatste scores verzamelen
2 personen
34
Eindstand berekenen
2 personen
35
Winnaar bekendmaken
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
42
Voorraad controleren en opbergen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Bijzettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Klaverjaskaartenaantal 8
Kaartenhoudersaantal 24
Scorebordenaantal 6
Scorebladenaantal 100
Balpennenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 36
Bordenaantal 36
Theelepelsaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Tafelkaartenaantal 6
Welkomstbord

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukentangaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de tafelindeling zodra de aanmeldingen sluiten en houd rekening met viertallen. Zet tafelkaarten vooraf neer, zodat deelnemers niet bij de ontvangst nog hoeven te zoeken.
Controleer het spelmateriaal minstens één dag eerder. Tel per speeltafel de klaverjaskaarten, kaartenhouders, scoreborden, scorebladen en balpennen; leg bovendien reservepennen klaar.
Plan de zaalopbouw vóór de catering. Zet eerst tafels en stoelen goed, plaats daarna tafelkleden en kaarten en richt vervolgens de klaverjastafels in, zodat koffie en hapjes niet in de weg staan.
Bereid koffie en thee in thermoskannen voor en zet gekoelde dranken pas vlak voor de ontvangst klaar. Gebruik bij een kleinere keuken koelboxen en controleer vooraf of verlengsnoeren nodig zijn.
Laat scores na iedere speelronde direct verzamelen en controleren. Wacht niet tot het einde van de avond: fouten zijn dan moeilijker terug te vinden en een ontbrekend scoreblad valt minder snel op.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb je nodig voor een klaverjasavond?: Reken met één tafel per vier spelers. Bij 20 deelnemers heb je dus 5 speeltafels nodig; reserveer daarnaast ruimte voor een ontvangsttafel en eventueel een bijzettafel voor koffie en hapjes.
Wanneer maak je de tafelindeling voor klaverjassen?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 2 tot 3 dagen vóór de avond. Dan kun je ontbrekende deelnemers nog navragen en de tafelkaarten, scorebladen en ontvangstlijst voorbereiden.
Hoeveel klaverjaskaarten heb je per tafel nodig?: Per tafel heb je één compleet kaartspel nodig. Controleer elk spel uiterlijk de dag ervoor op 32 kaarten en leg minimaal één reservekaartspel klaar voor een ontbrekende of beschadigde kaart.
Wanneer bereid je de catering voor een klaverjasavond?: Zet koelwaren enkele uren vóór de start koud en bereid hapjes en belegde broodjes zo kort mogelijk voor de ontvangst. Reken voor het klaarzetten van koffie, thee en dranken op ongeveer 30 minuten vóór de eerste speelronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.