Een klassiek concert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en musici; pas daarna leg je het programma en de kaartverkoop vast. Controleer vroeg of het repertoire uitvoeringsrechten vereist en zet praktische informatie zoals parkeren en toegankelijkheid tegelijk online. In de laatste week draait alles om bezoekersregistratie, catering en de zaalindeling. Op de concertdag zelf werk je van locatie openen naar techniek, instrumenten afstemmen, ontvangst en een rustige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Musici contracteren
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Repertoire en rechten controleren
6
Kaartverkoop openen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Concert online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inplannen
12
Toegankelijkheid controleren
2 personen
13
Parkeerinformatie publiceren
14
Programmaflyers bestellen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Bezoekerslijst exporteren
17
Catering inkopen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Programma's klaarleggen
2 personen
20
Instrumenten afstemmen
3 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Zaal controleren
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Podiumgedeelte inrichten
3 personen
25
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
26
Geluid voor aankondigingen testen
2 personen
27
Licht op podium richten
2 personen
28
Entreebalie opbouwen
2 personen
29
Programma's bij entree leggen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Briefing entreevrijwilligers
2 personen
35
Briefing zaalbegeleiders
2 personen
36
Musici ontvangen
2 personen
37
Bezoekers verwelkomen
4 personen
38
Tickets controleren
3 personen
39
Garderobe bemannen
2 personen
40
Programma's uitdelen
2 personen
41
Openingswoord verzorgen
42
Concert begeleiden
2 personen
43
Pauzedrankjes serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Zaal opnieuw controleren
2 personen
46
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
47
Slotwoord verzorgen
48
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
49
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

50
Instrumenten inpakken
3 personen
51
Stoelen opruimen
4 personen
52
Tafels afbreken
2 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Zaal schoonmaken
3 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Decoratie verwijderen
2 personen
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Locatie afsluiten
2 personen
60
Huurmaterialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven voorraad opbergen
62
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 12
Dirigentenlessenaar
Podiummicrofoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Versterker
Luidsprekersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Pinautomaat

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum pas definitief vast nadat zowel de locatie als alle musici schriftelijk beschikbaar zijn. Plan bovendien minimaal 60 minuten tussen het openen van de zaal en aanvang, zodat stoelen, podiumdelen, lessenaars en techniek gecontroleerd kunnen worden.
Controleer het repertoire zodra het programma in concept klaar is. Noteer per werk of toestemming of een melding nodig is en rond dit uiterlijk 4 weken voor het concert af; rechten zijn een veel vergeten onderdeel van de voorbereiding.
Open de kaartverkoop pas wanneer programma, zaalcapaciteit, prijsinformatie en praktische bezoekersinformatie compleet zijn. Publiceer parkeerinformatie en toegankelijkheidsdetails uiterlijk 2 weken vooraf, zodat vragen niet op de concertdag bij vrijwilligers belanden.
Maak de bezoekerslijst 24 uur voor aanvang definitief en deel vrijwilligers in op ontvangst, garderobe en zaalcontrole. Houd naamkaartjes, programmaflyers en een pinautomaat klaar op één vaste plek bij de entree.
Plan catering niet alleen voor bezoekers, maar ook voor musici en vrijwilligers. Koel dranken enkele uren vooraf, zet koffie- en waterpunten klaar en controleer vóór opening of er voldoende kopjes, glazen, serveerbladen en thermoskannen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Musici, een geschikte locatie en een passend programma vragen vaak meerdere afstemmingsrondes; kaartverkoop kan daarna ongeveer 6 tot 8 weken voor de concertdatum openen.
Wanneer moet ik de rechten voor klassieke muziek controleren?: Controleer de rechten zodra het repertoire voorlopig is samengesteld, bij voorkeur minimaal 8 weken voor het concert. Rond eventuele meldingen of toestemmingen uiterlijk 4 weken vooraf af, zodat het programma nog kan worden aangepast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een concertzaal op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote zaal op minimaal 2 uur vóór de inloop. Stoelen, podiumdelen, muzieklessenaars, microfoons, kabels en verlichting moeten worden geplaatst en getest; plan voor instrumenten afstemmen extra tijd met de musici.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en programmaflyers klaarmaken?: Bestel programmaflyers zodra het programma definitief is, liefst 2 tot 3 weken vooraf. Exporteer de bezoekerslijst ongeveer 24 uur voor aanvang, zodat late aanmeldingen en afmeldingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.