Zo organiseer je een klassenavond zonder last-minute chaos

Begin een klassenavond niet met boodschappen doen, maar met datum, programma, lokaal en budget. Daarna regel je vrijwilligers, uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je tijdig weet hoeveel leerlingen komen en welke dieetwensen er zijn. Werk vervolgens de activiteiten, lokaalindeling en techniek uit in één draaiboek. De laatste week draait om bevestigen, tellen, inkopen en klaarzetten; juist daar worden materialen, oudercontacten en koeling vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokaal en aula reserveren
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Oudercontacten controleren
10
Activiteiten kiezen
3 personen
11
Muziekselectie maken
2 personen
12
Spelregels uitwerken
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Indeling van de lokalen maken
2 personen
15
Takenrooster maken
2 personen
16
Leveringen bevestigen
17
Aanmeldingen afsluiten
18
Definitief aantal deelnemers tellen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Reserveringen controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
26
Speellijsten op apparatuur zetten
2 personen
27
Programma ophangen
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ruimtes controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Servies klaarzetten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Allergenen apart markeren
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Lichtversiering aanbrengen
2 personen
39
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
40
Muziek testen
2 personen
41
Spelhoeken inrichten
3 personen
42
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
43
Aanwezigheidslijst afdrukken
44
EHBO-middelen controleren
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen
47
Garderobe inrichten
2 personen

Event

48
Deuren openen
3 personen
49
Gasten registreren
3 personen
50
Programma toelichten
51
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Spelactiviteiten begeleiden
5 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
58
Dansvloer vrijhouden
2 personen
59
Fotomoment begeleiden
2 personen
60
Wedstrijd begeleiden
3 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
63
Muziek uitschakelen

Nazorg

64
Eten en drinken opruimen
4 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Apparatuur loskoppelen
2 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Vloeren vegen
3 personen
71
Vloeren dweilen
2 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Keuken schoonmaken
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
76
Overgebleven eten verdelen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Beamer
Projectiescherm

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Broodmessenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordjesaantal 12
Programmabordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6

Sportmateriaal

Tafeltennisbatjesaantal 8
Tafeltennisballenaantal 20
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 12
Pionnenaantal 40
Prijsbekersaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en aula of lokaal eerst vast. Reserveer de ruimte zodra je een voorkeursdatum hebt en controleer meteen hoeveel lokalen, stoelen, tafels en garderoberuimte beschikbaar zijn.
Open de aanmeldingen minstens drie weken vooraf en sluit ze op een vaste datum. Vraag tegelijk om dieetwensen en controleer oudercontacten, zodat je niet vlak voor de avond ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Maak het takenrooster concreet met tijdstippen en namen. Plan bijvoorbeeld aparte verantwoordelijken voor ontvangst, activiteiten, buffet, techniek en opruimen; één persoon kan niet tegelijk de microfoon en het eten bewaken.
Test luidsprekers, mengpaneel, microfoon, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk één week vooraf in het echte lokaal. Neem voldoende verlengkabels en stekkerdozen mee en wijs iemand aan die tijdens de avond technische problemen oplost.
Tel na het sluiten van de aanmeldingen het definitieve aantal deelnemers en pas daar eten, bekers, borden en zitplaatsen op aan. Koel dranken op tijd, zet houdbare snacks klaar en maak naamkaartjes voordat de eerste leerlingen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassenavond organiseren?: Begin minimaal zes weken van tevoren met datum, programma, lokaal en begroting. Open de aanmeldingen ongeveer drie weken vooraf en sluit ze uiterlijk vijf tot zeven dagen voor de avond af.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een klassenavond?: Sluit de aanmeldingen vijf tot zeven dagen vooraf. Dan kun je het definitieve aantal deelnemers tellen, dieetwensen verwerken en boodschappen, servies en lokaalindeling aanpassen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klassenavond?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor eten en drinken, één voor activiteiten en één voor techniek of algemene coördinatie. Bij meerdere lokalen voeg je per extra lokaal minstens één toezichthouder toe.
Wanneer test je de techniek voor een klassenavond?: Test luidsprekers, microfoon, laptop en beamer uiterlijk één week vooraf in het gereserveerde lokaal. Controleer op de dag zelf nogmaals alle kabels, stekkerdozen en aansluitingen voordat de deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.