Organiser une soirée de classe sans rien oublier

Une soirée de classe se prépare dans un ordre précis : date, lieux, budget, inscriptions, puis répartition des activités et du matériel. Le nombre définitif de participants conditionne les repas, les boissons, les tables et les chaises. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les contacts des parents et les bénévoles avant l’envoi des invitations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, refroidir les boissons et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver une salle de classe et l'auditorium
3
Établir le budget
2 personnes
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les contacts parents
10
Choisir les activités
3 personnes
11
Créer la sélection musicale
2 personnes
12
Élaborer les règles du jeu
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Répartir les salles
2 personnes
15
Établir le planning des tâches
2 personnes
16
Confirmer les livraisons
17
Clôturer les inscriptions
18
Compter le nombre définitif de participants
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Vérifier les réservations
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer des snacks longue conservation
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Installer les playlists sur les appareils
2 personnes
27
Afficher le programme
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier les espaces
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables de buffet
3 personnes
33
Préparer la vaisselle
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
39
Brancher l'installation de musique
2 personnes
40
Tester la musique
2 personnes
41
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
42
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
43
Imprimer la liste de présence
44
Vérifier le matériel de premiers secours
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes
47
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
3 personnes
49
Enregistrer les invités
3 personnes
50
Présenter le programme
51
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Encadrer les activités de jeux
5 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Assurer le programme musical
2 personnes
58
Dégager la piste de danse
2 personnes
59
Animer le moment photo
2 personnes
60
Accompagner la compétition
3 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes
63
Couper la musique

Suivi

64
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Débrancher l’équipement
2 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Balayer les sols
3 personnes
71
Nettoyer les sols
2 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Nettoyer la cuisine
2 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
76
Distribuer les restes
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
78
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Couteaux à painqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Décorations de tableqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à batterieqté 8
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 20
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 12
Cônesqté 40
Coupesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et la salle de classe ainsi que l’auditorium. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et régler les réservations.
Fermez les inscriptions avant de faire les courses. Comptez ensuite les participants et ajoutez une petite marge pour les gobelets, assiettes, couverts et boissons, plutôt que d’acheter au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription et vérifiez les coordonnées des parents avant la clôture. Une relance 7 jours avant l’événement évite les réponses manquantes.
Répartissez les salles et les tâches sur un planning imprimé. Testez au moins 2 heures avant l’accueil les haut-parleurs, le microphone, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les rallonges.
Préparez la veille les badges nominatifs, les snacks longue conservation et le matériel de buffet. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et placez les poubelles près des tables de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de classe ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et confirmer le matériel avant la date.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Clôturez-les environ 7 jours avant la soirée. Vous pourrez alors compter le nombre définitif de participants, traiter les besoins alimentaires et ajuster les courses.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une soirée de classe ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec des personnes distinctes pour l’accueil, le buffet, les activités et la technique. Ajoutez 2 personnes pour l’installation et le rangement.
Quand tester le son et le vidéoprojecteur ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone, l’ordinateur, l’écran et chaque rallonge.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.