Cómo organizar una velada de clase sin perder el control

Una velada de clase funciona mejor cuando se organiza por fases y no se deja todo para la última semana. Primero fija la fecha, el programa y el espacio; después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y los voluntarios. Con el número final de participantes podrás ajustar la compra, las mesas, las actividades y el material técnico. El último día debe servir para montar y comprobar, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar local y auditorio
3
Elaborar presupuesto
2 personas
4
Reclutar voluntarios
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar los contactos de los padres
10
Elegir actividades
3 personas
11
Seleccionar la música
2 personas
12
Desarrollar las reglas del juego
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Hacer la distribución de las salas
2 personas
15
Hacer el horario de tareas
2 personas
16
Confirmar entregas
17
Cerrar inscripciones
18
Contar el número final de participantes
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Comprobar las reservas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar snacks de larga duración
2 personas
25
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
26
Cargar las listas de reproducción en el equipo
2 personas
27
Colgar el programa
2 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Comprobar los espacios
2 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar mesas de buffet
3 personas
33
Preparar la vajilla
2 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Marcar los alérgenos por separado
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar decoración luminosa
2 personas
39
Conectar el equipo de música
2 personas
40
Probar la música
2 personas
41
Montar las zonas de juego
3 personas
42
Preparar la mesa de registro
2 personas
43
Imprimir la lista de asistencia
44
Comprobar los suministros de primeros auxilios
45
Comprobar los baños
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas
47
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

48
Abrir las puertas
3 personas
49
Registrar a los invitados
3 personas
50
Presentar el programa
51
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
52
Servir aperitivos
4 personas
53
Coordinar las actividades del juego
5 personas
54
Reponer el bufé
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Gestionar el programa musical
2 personas
58
Mantener libre la pista de baile
2 personas
59
Coordinar el momento de fotos
2 personas
60
Coordinar la competición
3 personas
61
Anunciar la última ronda
62
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas
63
Apagar la música

Seguimiento

64
Recoger comida y bebida
4 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Desmontar mesas y sillas
5 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desconectar el equipo
2 personas
69
Clasificar residuos
3 personas
70
Barrer los suelos
3 personas
71
Fregar los suelos
2 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Limpiar la cocina
2 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Devolver los materiales prestados
2 personas
76
Repartir la comida sobrante
2 personas
77
Recoger objetos perdidos
78
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Proyector
Pantalla de proyección

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharonescant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Decoraciones de mesacant. 12
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles de flechascant. 12
Carteles del programacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de bateríacant. 8
Cables alargadorescant. 6

Material deportivo

Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 20
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 12
Conoscant. 40
Copas premiocant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y la reserva del local o auditorio. Deja al menos 6 semanas para reunir voluntarios, enviar invitaciones y resolver cambios de horario o disponibilidad.
Abre el formulario de inscripción desde el principio y pide también las preferencias dietéticas y los contactos de los padres. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para trabajar con una cifra definitiva.
Reparte las responsabilidades por escrito: recepción, actividades, comida, sonido y cierre. Imprime el plan de trabajo y el horario de tareas; entregar instrucciones solo de palabra suele dejar turnos sin cubrir.
Haz una distribución de las salas antes de preparar las mesas. Reserva zonas separadas para el buffet, los abrigos, las actividades y el equipo de sonido, y comprueba que haya enchufes para altavoces, mesa de mezclas, proyector y portátil.
Compra y reúne el material después del recuento final, no antes. Enfría las bebidas y prepara los snacks de larga duración con antelación, pero deja las bebidas frías y los alimentos delicados para el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada de clase?: Empieza unas 6 semanas antes para reservar el local, fijar el programa, reclutar voluntarios y enviar las invitaciones. Durante la última semana confirma entregas, reservas, materiales y responsables.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes de la velada. Así tendrás tiempo para contar a los participantes, revisar las preferencias dietéticas y ajustar la compra y la distribución de las salas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una velada de clase?: Como mínimo, asigna una persona responsable a cada área: recepción, actividades, comida, sonido y cierre. Para grupos grandes, añade una persona de apoyo por cada 15 o 20 participantes, especialmente durante la llegada y el buffet.
¿Qué hay que comprobar el día antes?: El día anterior comprueba la lista de la compra, las reservas, las entregas, los cables, los altavoces, el micrófono, el proyector y la pantalla. También deja preparado el plan de trabajo, las tarjetas de nombre, los materiales y las bebidas que deban enfriarse.

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