Zo organiseer je een kitesurfwedstrijd

Begin niet met de startboeien, maar met het wedstrijdconcept en de omstandigheden waarin je veilig kunt varen. Leg daarna het format, reglement, parcours en de weersscenario’s vast voordat je deelnemers uitnodigt. Regel vergunningen, verzekering, reddingsmiddelen en locatieafspraken ruim vooraf. In de laatste fase draait alles om registratie, startgroepen, jury, communicatie en een duidelijke briefing op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
Weerscenario's uitwerken
2 personen
6
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
7
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
8
Locatieafspraken bevestigen
9
Vergunningen controleren
10
Verzekeringsdocumenten controleren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldformulier openen
13
Deelnemersregistratie bijhouden
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Juryleden bevestigen
16
Veiligheidsmedewerkers inplannen
2 personen
17
Startofficials inplannen
2 personen
18
Reddingsmiddelen reserveren
19
Geluid en stroom reserveren
20
Sanitaire voorzieningen reserveren
21
Afvalinzameling afspreken
22
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
23
Startgroepen indelen
2 personen
24
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
25
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
26
Prijzengeld en prijzen regelen
27
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
28
Wedstrijdmaterialen controleren
3 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
31
Weersverwachting controleren
2 personen
32
Wedstrijd doorgang bevestigen
2 personen
33
Terrein en strand inspecteren
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Wedstrijdboeien plaatsen
4 personen
37
Start- en finishlijn markeren
3 personen
38
Windmeters installeren
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Stroomvoorziening beveiligen
2 personen
41
Inschrijftafel inrichten
2 personen
42
Jurytafel inrichten
2 personen
43
Veiligheidszone afzetten
3 personen
44
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
45
Dranken koud zetten
3 personen
46
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

47
Deelnemers ontvangen
4 personen
48
Startnummers uitdelen
2 personen
49
Inschrijvingen controleren
2 personen
50
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
51
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
52
Jurybriefing geven
3 personen
53
Openingswoord verzorgen
54
Start eerste heat begeleiden
5 personen
55
Tussentijden registreren
3 personen
56
Veiligheid op het water bewaken
5 personen
57
Startgroepen omroepen
58
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
59
Dranken serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Publiekszone controleren
2 personen
64
Wind en water opnieuw meten
2 personen
65
Pauzeheat begeleiden
5 personen
66
Materiaalwissels begeleiden
3 personen
67
Finale aankondigen
68
Finale begeleiden
5 personen
69
Eindklassement controleren
3 personen
70
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
71
Deelnemers bedanken
72
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

73
Boeien uit het water halen
4 personen
74
Startlijn verwijderen
3 personen
75
Wedstrijdterrein opruimen
5 personen
76
Drank- en eetpunten afbouwen
3 personen
77
Afval verzamelen
4 personen
78
Servies afwassen
3 personen
79
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
80
Partytenten afbreken
4 personen
81
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
82
Terrein schoon opleveren
4 personen
83
Materialen terugbrengen
3 personen
84
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
85
Scorebladen archiveren
86
Uitslagen publiceren
87
Gevonden spullen registreren
88
Locatiecontrole afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Ankersaantal 12
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Waarschuwingsvlaggenaantal 6
Startnummersaantal 100
Startnummerbandenaantal 100
Reservekitesaantal 2
Reserveboardsaantal 2
Reserveleashaantal 4
Helmenaantal 10
Reddingsvestenaantal 10
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Waterschoenenaantal 6

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 10
Windmetersaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Waterdichte portofoonhoezenaantal 10
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 6
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Rekenmachinesaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Jerrycans voor drinkwateraantal 4
Koelcontainersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 8

Decoratie

Baniervlaggenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Stoepbordenaantal 4
Afzetlintaantal 8
Dranghekkenaantal 20
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiegelaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met minimaal drie weersscenario’s: doorgaan, uitstellen en annuleren. Leg per scenario vast wie de beslissing neemt, wanneer je communiceert en hoe deelnemers de wijziging ontvangen.
Zet het start- en finishgebied pas uit nadat het parcours, de windrichting en de reddingsdekking zijn gecontroleerd. Plan de veiligheidsmedewerkers zo dat zij het hele parcours kunnen bereiken, niet alleen de start.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk zeven dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het reglement, de locatie, starttijd, registratieprocedure, verplichte veiligheidsuitrusting en wat er gebeurt bij onvoldoende wind.
Maak startgroepen en juryformulieren vóór de wedstrijddag. Houd per deelnemer een registratie bij en controleer startnummers, dieetwensen en contactgegevens voordat de briefing begint.
Test geluid, stroom en communicatie vóór de eerste start. Controleer windmeters, stopwatches, walkietalkies en waterdichte portofoonhoezen; reservekites, reserveboards en een reserveleash voorkom je pas als je ze op tijd klaarlegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een kitesurfwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. In die periode regel je onder meer het format, reglement, vergunningen, verzekering, locatie, veiligheidsplan, jury en deelnemersregistratie.
Hoeveel veiligheidsmedewerkers heb je nodig bij een kitesurfwedstrijd?: Dat hangt af van parcours, deelnemersaantal en lokale eisen, maar plan veiligheidsmedewerkers voor de volledige vaarzone en alle kritieke punten. Leg de bezetting uiterlijk 4 weken vooraf vast en laat de verantwoordelijke tijdens de wedstrijd één beslisser zijn.
Wanneer moet je deelnemers uitnodigen voor een kitesurfwedstrijd?: Open de aanmelding ongeveer 6 weken voor de wedstrijd. Sluit de registratie enkele dagen vooraf, zodat je startgroepen, startnummers, dieetwensen en deelnemersinformatie tijdig kunt verwerken.
Wanneer beslis je of een kitesurfwedstrijd doorgaat?: Leg vooraf een beslismoment vast, bijvoorbeeld 24 uur voor de start, en een laatste controle op de wedstrijddag. Gebruik de actuele wind- en veiligheidsomstandigheden en communiceer een wijziging direct via het kanaal dat alle deelnemers kennen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.