Organiser une compétition de kitesurf, étape par étape

Une compétition de kitesurf se prépare d’abord à terre : format, règlement, zone de course et règles de sécurité doivent être fixés avant les inscriptions. Travaillez ensuite sur les autorisations, l’assurance, les secours et les scénarios météo. Quand les participants sont inscrits, répartissez les départs, confirmez les jurés et transmettez toutes les consignes. Le jour J, chaque rôle doit être attribué et chaque moyen de communication testé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Définir le format du concours
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Élaborer des scénarios météo
2 personnes
6
Définir la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
7
Délimiter le parcours de compétition
3 personnes
8
Confirmer les accords de lieu
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier les documents d’assurance
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir le formulaire d’inscription
13
Suivre les inscriptions des participants
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer les jurés
16
Planifier les agents de sécurité
2 personnes
17
Planifier les responsables du départ
2 personnes
18
Réserver les moyens de secours
19
Réserver le son et l’électricité
20
Réserver les sanitaires
21
Organiser la collecte des déchets
22
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
23
Répartir les groupes de départ
2 personnes
24
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
25
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
26
Prévoir les prix et les lots
27
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
28
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
29
Faire les courses
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Vérifier les prévisions météo
2 personnes
32
Confirmer le maintien de la compétition
2 personnes
33
Inspecter le terrain et la plage
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer les bouées de compétition
4 personnes
37
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
38
Installer les anémomètres
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Sécuriser l'alimentation électrique
2 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
42
Installer la table du jury
2 personnes
43
Délimiter la zone de sécurité
3 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
45
Mettre les boissons au frais
3 personnes
46
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

47
Accueillir les participants
4 personnes
48
Distribuer les dossards
2 personnes
49
Vérifier les inscriptions
2 personnes
50
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
51
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
52
Briefing du jury
3 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Encadrer le départ de la première manche
5 personnes
55
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
56
Veiller à la sécurité sur l’eau
5 personnes
57
Annoncer les groupes de départ
58
Traiter les résultats du concours
2 personnes
59
Servir les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Servir des amuse-bouches
3 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Contrôler la zone du public
2 personnes
64
Re-mesurer le vent et l'eau
2 personnes
65
Encadrer la pause
5 personnes
66
Gérer les changements de matériel
3 personnes
67
Annoncer la finale
68
Encadrer la finale
5 personnes
69
Vérifier le classement final
3 personnes
70
Assurer la remise des prix
3 personnes
71
Remercier les participants
72
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

73
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
74
Retirer la ligne de départ
3 personnes
75
Ranger l’aire de compétition
5 personnes
76
Démonter les points de restauration et de boisson
3 personnes
77
Rassembler les déchets
4 personnes
78
Faire la vaisselle
3 personnes
79
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
80
Démonter les tentes de fête
4 personnes
81
Débrancher la sonorisation
2 personnes
82
Rendre le terrain propre
4 personnes
83
Rapporter le matériel
3 personnes
84
Rendre le matériel loué
2 personnes
85
Archiver les feuilles de score
86
Publier les résultats
87
Enregistrer les objets trouvés
88
Finaliser le contrôle du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ancresqté 12
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Drapeaux d’avertissementqté 6
Numéros de départqté 100
Bracelets de dossardqté 100
Kites de réserveqté 2
Panneaux de réserveqté 2
Laisse de rechangeqté 4
Casquesqté 10
Gilets de sauvetageqté 10
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Chaussures d’eauqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Anémomètresqté 3
Chronomètresqté 8
Housses étanches pour talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Table de mixage
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Batteries externesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Calculatricesqté 2
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Jerricans pour eau potableqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 8

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Chevalets de trottoirqté 4
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par définir le format, le règlement et les conditions de classement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les critères, les horaires et les règles d’annulation dès le départ.
Tracez la zone de départ, d’arrivée et le parcours sur un plan partagé. Vérifiez notamment la visibilité des bouées, des drapeaux et des fanions depuis la plage et depuis le poste de coordination.
Préparez au moins deux scénarios météo : maintien de la compétition et report ou modification du parcours. Décidez à l’avance qui mesure le vent, qui donne l’alerte et dans quel délai les participants sont informés.
Ne laissez pas les secours et les autorisations pour la dernière semaine. Confirmez les moyens de secours, les agents de sécurité, l’assurance et les sanitaires avant d’envoyer la confirmation définitive aux participants.
Prévoyez du matériel de remplacement et protégez les communications contre l’eau. Testez les talkies-walkies, les anémomètres et le système sonore avant l’accueil, puis distribuez les numéros et bracelets de départ avant la réunion des concurrents.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de kitesurf ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer l’assurance, réserver les secours et ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 7 jours pour ajuster les groupes de départ et les informations météo.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à une compétition de kitesurf ?: Ouvrez-les une fois le format, le règlement, le parcours prévisionnel et les conditions de sécurité validés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite située 7 à 10 jours avant la compétition pour répartir les départs.
Comment gérer la météo le jour d’une compétition de kitesurf ?: Définissez avant l’événement des seuils de vent et des procédures pour maintenir, modifier ou interrompre les manches. Faites un point météo au moins 3 heures avant le premier départ, puis une nouvelle vérification 30 à 60 minutes avant l’ouverture de la zone.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une compétition de kitesurf ?: Prévoyez des gilets de sauvetage, des casques, des bouées de sauvetage, des lignes de lancer et des moyens de communication étanches. Ajoutez des kites, panneaux et laisses de rechange afin de ne pas interrompre une manche pour une panne facilement remplaçable.

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