Zo organiseer je een kinderfilmvertoning

Begin niet met popcorn of versiering, maar met de film, de rechten en de zaal. Leg daarna de aanmeldingen vast, zodat je weet hoeveel stoelen, snacks en vrijwilligers nodig zijn. Plan de techniek ruim vóór de vertoning: een ontbrekende HDMI-kabel of niet-getest filmbestand zorgt snel voor vertraging. Op de dag zelf werk je van zaal openen en ventileren naar opstellen, testen en ontvangen. Met een vaste volgorde blijft er tijd over voor kinderen die te laat komen of extra hulp nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film kiezen en rechten checken
2
Locatie en zaal reserveren
3
Filmlicentie vastleggen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldbevestigingen versturen
9
Vrijwilligers inplannen
10
Zaalindeling vastleggen
2 personen
11
Technische apparatuur reserveren
12
Filmbestand controleren
13
Apparatuur vooraf testen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Allergievrije snacks apart zetten
2 personen
17
Welkomstbord en pijlen maken
18
Polsbandjes en gastenlijst klaarleggen
19
Verlichting en kabels controleren
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Zaal openen en ventileren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Projectiescherm plaatsen
2 personen
24
Projector en laptop aansluiten
2 personen
25
Geluid en film testen
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Snack- en dranktafel inrichten
3 personen
28
Popcorn bereiden
2 personen
29
Allergie-informatie zichtbaar plaatsen
30
Vrijwilligers kort instrueren

Event

31
Ingang en garderobe bemannen
2 personen
32
Bezoekers welkom heten
3 personen
33
Aanmeldingen afvinken
2 personen
34
Kinderen naar hun plaatsen begeleiden
3 personen
35
Snacks en dranken serveren
3 personen
36
Film starten
37
Zaal tijdens film bewaken
2 personen
38
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
39
Toiletten tussentijds controleren
40
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
41
Gevonden voorwerpen registreren

Nazorg

42
Eten en drinken afruimen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
45
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
46
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
47
Versiering verwijderen
2 personen
48
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
49
Toiletten schoonmaken
2 personen
50
Materialen tellen en opbergen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voedsel veilig bewaren
53
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 65
Klaptafelsaantal 6
Welkomsttafel
Kapstokkenaantal 2
Zitzakkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Afstandsbediening
USB-stickaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Filmthemapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Pijlenbordjesaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Popcornmachine

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de filmlicentie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of het filmbestand daadwerkelijk afspeelt op de laptop die je tijdens de vertoning gebruikt.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf, bijvoorbeeld 3 dagen voor de vertoning. Gebruik het definitieve aantal kinderen voor de zaalindeling, snacks, bekers en vrijwilligersplanning.
Test beamer, projectiescherm, laptop, speakers, HDMI-kabel en stroomaansluitingen vóór de zaal opent. Neem een USB-stick met het filmbestand mee en leg de afstandsbediening op een vaste plek.
Zet allergievrije snacks apart klaar en label ze duidelijk voordat de kinderen binnenkomen. Koude dranken kun je vooraf in koelboxen zetten; reken per kind op minstens één beker tijdens de middag.
Open de zaal minimaal 60 minuten voor aanvang. Ventileer eerst, plaats daarna stoelen of zitzakken, scherm en techniek, en houd kabels langs de rand vast met verlenghaspels zodat kinderen er niet over struikelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderfilmvertoning organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de filmkeuze, zaal en filmlicentie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de vertoning en sluit de inschrijving 2 tot 3 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderfilmvertoning?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en gastenlijst, 1 voor snacks en dranken en 1 persoon die verantwoordelijk is voor techniek. Bij groepen groter dan 30 kinderen is een extra begeleider in de zaal praktisch.
Wanneer moet je de apparatuur voor een kinderfilm testen?: Test de volledige opstelling uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals 60 minuten voor aanvang op locatie. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook kabels, stroom, het filmbestand en de afstandsbediening.
Hoeveel snacks en drinken heb je nodig voor een kinderfilmvertoning?: Reken per kind op 1 portie popcorn of een andere snack en minstens 1 beker drinken. Zet ongeveer 10 procent extra klaar, zodat je niet tekortkomt bij onverwachte aanmeldingen of gemorste drank.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.