Zo organiseer je een kinderconferentie

Begin met het programma en de indeling van de locatie, voordat je deelnemers uitnodigt. Leg vast hoeveel zalen, begeleiders en workshopgroepen je nodig hebt en reserveer daarna de ruimte. Regel aanmeldingen met oudercontacten, dieetwensen en vervoer als vaste onderdelen van het formulier. In de laatste week draait alles om controle: groepen indelen, presentaties testen, materialen bundelen en ouders praktische informatie sturen. Zo voorkom je dat de registratie, techniek of catering op de dag zelf voor vertraging zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Zalen en ruimtes indelen
2 personen
4
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
5
Workshops samenstellen
3 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Oudercontacten bevestigen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersbehoeften verzamelen
13
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Workshopgroepen indelen
3 personen
16
Programma afdrukken
17
Werkbladen afdrukken
2 personen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Techniek testen
2 personen
20
Ouders praktische informatie sturen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelproducten opslaan
2 personen
24
Materialen per workshop bundelen
3 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Bewegwijzering maken
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Techniek aansluiten
2 personen
32
Workshopruimtes inrichten
6 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
37
Briefing begeleiders geven
3 personen
38
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
42
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
43
Eerste workshops begeleiden
12 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Fruit en snacks serveren
4 personen
46
Workshopruimtes wisselen
4 personen
47
Tweede workshops begeleiden
12 personen
48
Werkresultaten verzamelen
4 personen
49
Avondmaaltijd uitserveren
6 personen
50
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
51
Tafels afruimen
4 personen
52
Avondprogramma begeleiden
6 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Uitkomsten presenteren
4 personen
55
Afsluiting begeleiden
3 personen
56
Ouders informeren over ophalen
2 personen
57
Deelnemers bij vertrek registreren
3 personen

Nazorg

58
Overgebleven eten verpakken
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Workshopmaterialen verzamelen
4 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Zalen schoonmaken
5 personen
66
Sanitair controleren
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 140
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 18
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 120
Papieren naamkaartjesaantal 130
Welkomstbord
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Yoga- of speelmattenaantal 20
Pittenzakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de route door het gebouw: registratie bij de ingang, duidelijke pijlborden naar de zalen en een aparte plek voor jassen. Controleer of er per workshop genoeg tafels, stoelen en werkruimte overblijft.
Vraag bij de aanmelding meteen oudercontacten, dieetwensen en vervoersbehoeften uit. Bevestig die gegevens uiterlijk enkele dagen voor de conferentie, zodat wijzigingen niet pas tijdens de ontvangst boven water komen.
Maak workshopgroepen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en controleer de groepsgrootte per zaal. Leg voor elke groep een aparte bundel met werkbladen en materialen klaar, in plaats van alles centraal te laten liggen.
Test laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en microfoons vóór de deelnemers arriveren. Open presentaties vooraf en houd een alternatief programmaonderdeel achter de hand als een presentatie niet werkt.
Tel catering en servies per deelnemer plus een kleine reserve en zet koelproducten direct gekoeld weg. Zet waterkannen, thermoskannen en serveerbestek klaar vóór de eerste workshop, niet tijdens de pauze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderconferentie organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, workshopgroepen indelen, ouderinformatie versturen en techniek controleren.
Wat moet er in een aanmeldformulier voor een kinderconferentie staan?: Vraag minimaal naam, oudercontact, workshopvoorkeur, dieetwensen en vervoersbehoeften uit. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor de conferentie, zodat je een definitieve deelnemerslijst en groepsindeling kunt maken.
Hoeveel begeleiders heb je nodig per workshop?: Plan per workshop minimaal één vaste begeleider en voeg extra begeleiding toe wanneer groepen groter worden of kinderen zelfstandig vervoer nodig hebben. Maak de definitieve verdeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet je de techniek van een kinderconferentie testen?: Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, speakers en microfoons uiterlijk de dag ervoor op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog één keer de aansluitingen en het geluid voordat de registratie start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.