Organiser une conférence pour enfants, étape par étape

Une conférence pour enfants demande surtout une organisation précise des groupes, des adultes et des temps de transition. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces, puis construisez les ateliers avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations des parents, les besoins alimentaires et le transport doivent être traités assez tôt pour établir une liste définitive. Les derniers jours servent à vérifier la technique, préparer les supports et regrouper le matériel de chaque atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Répartir les salles et les espaces
2 personnes
4
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
5
Constituer les ateliers
3 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les contacts des parents
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recueillir les besoins de transport
13
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Répartir les groupes d’atelier
3 personnes
16
Imprimer le programme
17
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Tester la technique
2 personnes
20
Envoyer les infos pratiques aux parents
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
24
Réunir le matériel par atelier
3 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Créer la signalisation
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Brancher la technique
2 personnes
32
Aménager les espaces d'atelier
6 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
36
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
37
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes
38
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Enregistrer les participants
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
42
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
43
Animer les premiers ateliers
12 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
46
Changer les salles d’atelier
4 personnes
47
Animer les autres ateliers
12 personnes
48
Rassembler les travaux réalisés
4 personnes
49
Servir le dîner
6 personnes
50
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
51
Dégager les tables
4 personnes
52
Encadrer le programme du soir
6 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Présenter les résultats
4 personnes
55
Encadrer la clôture
3 personnes
56
Informer les parents du retrait
2 personnes
57
Enregistrer les participants au départ
3 personnes

Suivi

58
Emballer les restes
3 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Faire la vaisselle
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Rassembler le matériel d’atelier
4 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Nettoyer les salles
5 personnes
66
Vérifier les sanitaires
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 140
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Tasses à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 18
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 120
Étiquettes nominatives en papierqté 130
Panneau d’accueil
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Louchesqté 8

Matériel de sport

Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 10
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 12
Tapis de yoga ou de jeuqté 20
Sacs de sableqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de créer le formulaire d’inscription : indiquez les horaires, les ateliers proposés, l’âge concerné et les informations pratiques que les parents doivent fournir.
Prévoyez les groupes dès que les inscriptions commencent. Réservez un adulte référent par groupe et gardez une liste actualisée des contacts des parents pour éviter les recherches à l’accueil.
Ne repoussez pas les tests techniques au jour même. Vérifiez au moins 48 heures avant l’ouverture l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les enceintes et les microphones.
Préparez les badges, le programme et les feuilles de travail à partir de la liste définitive des participants. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les inscriptions et les corrections de nom arrivent souvent tard.
Regroupez le matériel par atelier et contrôlez les produits du service traiteur la veille. Stockez les produits réfrigérés séparément et prévoyez l’installation des tables, chaises, buffet et table d’inscription avant l’arrivée des enfants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence pour enfants ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, contacter les intervenants, constituer les ateliers et traiter les inscriptions sans précipitation.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la conférence, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les contacts, les besoins alimentaires et le transport avant de former les groupes.
Comment répartir les enfants dans les ateliers ?: Établissez les groupes après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant la conférence. Tenez compte de l’âge, des choix d’atelier, des besoins particuliers et du nombre maximal d’enfants que chaque espace peut accueillir.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification rapide le matin même. Contrôlez chaque câble, l’alimentation électrique, le son, la projection et la compatibilité des présentations pour éviter une panne au démarrage.

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