Eine Kinderkonferenz Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane Programm und Raumaufteilung gemeinsam: Für jeden Workshop sollte spätestens zwei Wochen vorher ein passender Raum, eine verantwortliche Person und ausreichend Platz feststehen.
• Verschicke die Einladung erst, wenn das Anmeldeformular Angaben zu Allergien, Ernährungswünschen und Transportbedarf abfragt. Bestätige die Elternkontakte innerhalb von 3 bis 5 Werktagen.
• Erstelle die endgültige Teilnehmendenliste spätestens 7 Tage vor der Konferenz. Teile danach die Workshop-Gruppen ein und drucke Namensschilder, Programm sowie Arbeitsblätter passend zur tatsächlichen Anzahl.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und HDMI-Kabel mindestens 2 Tage vorher im jeweiligen Raum. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob Präsentationen ohne Internetzugang funktionieren.
• Bündele die Materialien pro Workshop am Vortag und beschrifte die Pakete. Kühlprodukte gehören nach dem Einkauf sofort in die Kühlung; für Empfang und Catering sollten Becher, Teller, Besteck, Wasserkannen und Servierutensilien bereits vor Beginn bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kinderkonferenz organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referierende, Workshop-Leitung und Begleitpersonen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt sein.

Wann müssen Einladungen für eine Kinderkonferenz verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 5 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben mindestens 7 Tage für Gruppeneinteilung, Namensschilder und die endgültige Teilnehmerliste.

Wie viele Workshops braucht eine Kinderkonferenz?

Plane pro parallel laufendem Workshop eine verantwortliche Leitung und einen eigenen Raum ein. Die Gruppengröße sollte spätestens 1 Woche vorher feststehen, damit Arbeitsblätter und Materialien in der richtigen Anzahl vorbereitet werden können.

Wann sollte man die Technik für eine Kinderkonferenz testen?

Teste die gesamte Technik mindestens 2 Tage vor Beginn und wiederhole die Prüfung am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Empfang. Kontrolliere dabei besonders Stromversorgung, HDMI-Verbindung, Ton und Präsentationen.

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