Zo organiseer je een kickboksgala

Begin met de datum, locatie en het wedstrijdprogramma; die bepalen bijna alles wat daarna volgt. Leg vervolgens sportscholen, officials, scheidsrechters en deelnemers vast en controleer tijdig hun wedstrijdlicenties en medische verklaringen. Open de kaartverkoop pas wanneer de wedstrijdvolgorde en publieksinformatie voldoende duidelijk zijn. In de laatste fase draait het om ringopbouw, EHBO, vrijwilligers, catering en een strakke briefing op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Wedstrijdprogramma vaststellen
3 personen
3
Officials en scheidsrechters vastleggen
2 personen
4
Deelnemende sportscholen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Kaartverkoop openen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Wedstrijdlicenties controleren
2 personen
11
Medische verklaringen verzamelen
2 personen
12
Wedstrijdvolgorde publiceren
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
EHBO-bezetting bevestigen
2 personen
15
Prijzen en trofeeën bestellen
16
Vergunningen controleren
2 personen
17
Verzekeringsdocumenten klaarleggen
18
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Startbriefing vrijwilligers houden
4 personen
22
Ringvloer controleren
3 personen
23
Ring opbouwen
6 personen
24
Mats rond de ring leggen
4 personen
25
Publieksstoelen opstellen
5 personen
26
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Lichtapparatuur testen
2 personen
31
Sponsordoeken ophangen
3 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Drankpunten inrichten
2 personen
34
EHBO-tafel inrichten
2 personen
35
Kleedkamers inrichten
3 personen
36
Weeg- en controlepunt klaarzetten
2 personen

Event

37
Officials ontvangen
2 personen
38
Sporters registreren
3 personen
39
Sporters wegen
3 personen
40
Handschoenen controleren
2 personen
41
Publieksdeuren openen
3 personen
42
Tickets controleren
4 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
45
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
46
Muziek en aankondigingen bedienen
2 personen
47
Wedstrijden begeleiden
5 personen
48
Rondekaarten bijhouden
2 personen
49
Water en handdoeken aanreiken
2 personen
50
Catering serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
EHBO verlenen
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
57
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

58
Ring afbouwen
6 personen
59
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
60
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
61
Sportmateriaal reinigen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Foto- en videomateriaal verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Kickboksring
Ringmattenaantal 12
Ringhoekenaantal 4
Ringtouwenaantal 4
Wedstrijdhandschoenenaantal 8
Scheidsrechtershandschoenenaantal 4
Trap- en stootkussensaantal 8
Bokszakkenaantal 2
Springtouwenaantal 8
Wegingschaal
Rondebordenaantal 6
Tafeltimer
Scheidsrechtershamersaantal 2
Handdoekenaantal 40
Waterflessen voor sportersaantal 24
Elastische bandagesaantal 30
Bokstapeaantal 12
Hoofdbeschermersaantal 8
Scheenbeschermersaantal 8
Bitjesaantal 12
Valmattenaantal 6

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Ticketscannersaantal 3
Laptop
Printer

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Sponsordoekenaantal 8
Wedstrijdpostersaantal 20
Rode lopersaantal 2
Pijlenbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wedstrijdvolgorde voordat je de kaartverkoop breed opent. Zo kun je deelnemers, aanvangstijden en eventuele wijzigingen in één keer duidelijk communiceren.
Controleer wedstrijdlicenties en medische verklaringen niet pas tijdens de weging. Zet een eerste controle enkele weken vooraf en plan uiterlijk 24 uur voor het gala een laatste check.
Regel officials, scheidsrechters en EHBO-bezetting afzonderlijk. Een compleet wedstrijdprogramma is nog geen uitvoerbaar gala als één van deze functies ontbreekt.
Reserveer catering op basis van het programma en de verwachte bezetting. Koel dranken pas op de dag zelf, maar zet koelboxen, ijsblokbakken, koffiezetapparaten en servies vooraf klaar.
Plan de opbouw met een vaste eindtijd vóór de startbriefing. Controleer de ringvloer, ringmatten, touwen en hoeken voordat stoelen en publieksmeubilair worden geplaatst, zodat je niet opnieuw hoeft te schuiven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kickboksgala organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, sportscholen, officials en vergunningen. Plan de laatste controle van licenties, medische verklaringen en vrijwilligers uiterlijk 24 uur voor het gala.
Wanneer moet je de wedstrijdvolgorde van een kickboksgala vaststellen?: Stel een eerste wedstrijdprogramma ongeveer 4 weken vooraf vast en publiceer de definitieve volgorde zodra de deelnemers en controles rond zijn. Houd op de wedstrijddag ruimte voor wijzigingen door uitval of vertraging.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kickboksgala?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 tot 4 mensen voor ontvangst en kaartcontrole, 2 voor de ring en 2 voor catering of publieksbegeleiding. Bij meerdere wedstrijdblokken heb je extra wisselcapaciteit nodig.
Wanneer bouw je de kickboksring op?: Bouw de ring bij voorkeur op de dag vóór het gala op, zodat je de vloer, matten, touwen en hoeken nog rustig kunt controleren. Als dat niet kan, plan de opbouw minstens 4 uur vóór de publieksinloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.