Organiser un gala de kick-boxing sans rien laisser au hasard

Un gala de kick-boxing se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, la salle et le programme, puis les participants, les officiels et les autorisations. Les inscriptions, les licences et les certificats médicaux doivent être vérifiés avant de publier l’ordre des matchs. Le jour venu, le ring, les tapis, les sièges et les secours doivent être prêts avant l’arrivée du public. Ce plan vous aide à répartir les tâches sur plusieurs semaines et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme de la compétition
3 personnes
3
Enregistrer les officiels et les arbitres
2 personnes
4
Confirmer les salles de sport participantes
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir la billetterie
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
2 personnes
10
Vérifier les licences de compétition
2 personnes
11
Collecter les certificats médicaux
2 personnes
12
Publier l’ordre des matchs
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer le personnel de premiers secours
2 personnes
15
Commander les prix et les trophées
16
Vérifier les autorisations
2 personnes
17
Préparer les documents d’assurance
18
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Animer le briefing de départ des bénévoles
4 personnes
22
Contrôler le sol du ring
3 personnes
23
Monter le ring
6 personnes
24
Placer des tapis autour du ring
4 personnes
25
Installer les sièges du public
5 personnes
26
Installer des tables d'accueil
2 personnes
27
Aménager le vestiaire
2 personnes
28
Installer la table du concours
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Tester l’éclairage
2 personnes
31
Installer les banderoles des sponsors
3 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Mettre en place les points boissons
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Aménager les vestiaires
3 personnes
36
Mettre en place le point de pesée et de contrôle
2 personnes

Événement

37
Accueillir les officiels
2 personnes
38
Enregistrer les sportifs
3 personnes
39
Peser les sportifs
3 personnes
40
Vérifier les gants
2 personnes
41
Ouvrir les portes du public
3 personnes
42
Vérifier les billets
4 personnes
43
Gérer le vestiaire
2 personnes
44
Guider le public vers les places
3 personnes
45
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
46
Gérer la musique et les annonces
2 personnes
47
Encadrer les matchs
5 personnes
48
Tenir les cartes de tour
2 personnes
49
Distribuer de l’eau et des serviettes
2 personnes
50
Servir le service traiteur
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
3 personnes
56
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
57
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

58
Démonter le ring
6 personnes
59
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
60
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
61
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Rassembler les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ring de kick-boxing
Tapis rondsqté 12
Angles de ringqté 4
Cordes de ringqté 4
Gants de compétitionqté 8
Gants d’arbitreqté 4
Tapis de marche et de collisionqté 8
Sacs de frappeqté 2
Cordes à sauterqté 8
Balance de pesée
Assiettes rondesqté 6
Minuteur de table
Maillets d'arbitreqté 2
Serviettesqté 40
Bouteilles d’eau pour les athlètesqté 24
Bandages élastiquesqté 30
Ruban adhésif de boxeqté 12
Protège-têtesqté 8
Protège-tibiasqté 8
Protège-dentsqté 12
Tapis de chuteqté 6

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Bancs de vestiaireqté 6
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Scanners de billetsqté 3
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Banderoles de sponsoringqté 8
Affiches du matchqté 20
Tapis rougesqté 2
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, la salle et le programme prévisionnel. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour confirmer les clubs participants, les arbitres et les officiels avant d’ouvrir la billetterie.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le gala. Utilisez cette échéance pour contrôler les licences de compétition, récupérer les certificats médicaux et établir l’ordre des matchs.
Ne laissez pas le catering et les besoins alimentaires à la dernière semaine. Recueillez les informations dès l’inscription, puis confirmez le nombre de repas et de boissons au moins 3 jours avant l’événement.
Montez le ring avant l’ouverture des portes et contrôlez le sol tout autour. Les cordes, les angles, les tapis de protection et l’espace réservé aux secours doivent être vérifiés avant l’échauffement des combattants.
Réunissez les bénévoles 60 minutes avant le premier combat. Attribuez clairement l’accueil, la billetterie, les vestiaires, les boissons, les déplacements autour du ring et l’orientation du public.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un gala de kick-boxing ?: Ouvrez la billetterie dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le gala. Gardez une marge pour modifier les horaires si l’ordre des matchs évolue.
Quand vérifier les licences et les certificats médicaux ?: Contrôlez les licences et les certificats médicaux au fur et à mesure des inscriptions, puis faites une dernière vérification 7 jours avant la compétition. Une liste incomplète à ce moment-là peut retarder la publication des matchs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un ring de kick-boxing ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures pour monter le ring, placer les tapis et installer la zone autour. Terminez le contrôle du sol et de la sécurité avant l’arrivée des combattants et du public.
À quelle heure les bénévoles doivent-ils arriver ?: Demandez aux bénévoles d’arriver 60 minutes avant le premier combat pour le briefing et la répartition des postes. Les responsables du ring et des premiers secours doivent être présents avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.