So organisierst du eine Kickbox-Gala

Eine Kickbox-Gala steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst bestätigst du Termin und Ort, legst das Wettkampfprogramm fest und klärst Offizielle, Studios und Genehmigungen. Danach folgen Anmeldungen, Lizenzen, ärztliche Bescheinigungen, Ticketverkauf und Catering. In den letzten Tagen geht es um Ringaufbau, Waage, Helferbriefing, Getränke und die Kontrolle der Sicherheitsausstattung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Wettkampfprogramm festlegen
3 Personen
3
Offizielle und Schiedsrichter festlegen
2 Personen
4
Teilnehmende Fitnessstudios bestätigen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering reservieren
2 Personen
10
Spielerlizenzen prüfen
2 Personen
11
Ärztliche Bescheinigungen sammeln
2 Personen
12
Spielreihenfolge veröffentlichen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
2 Personen
15
Preise und Trophäen bestellen
16
Genehmigungen prüfen
2 Personen
17
Versicherungsunterlagen bereitlegen
18
Werbematerial aufhängen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Startbriefing für Freiwillige abhalten
4 Personen
22
Ringboden kontrollieren
3 Personen
23
Ring aufbauen
6 Personen
24
Matten um den Ring legen
4 Personen
25
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
26
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Wettkampftisch einrichten
2 Personen
29
Tontechnik anschließen
2 Personen
30
Lichtanlage testen
2 Personen
31
Sponsorbanner aufhängen
3 Personen
32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
33
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
34
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
35
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
36
Wäge- und Kontrollpunkt einrichten
2 Personen

Event

37
Offizielle empfangen
2 Personen
38
Sportler registrieren
3 Personen
39
Sportler wiegen
3 Personen
40
Handschuhe prüfen
2 Personen
41
Publikumstüren öffnen
3 Personen
42
Tickets kontrollieren
4 Personen
43
Garderobe verwalten
2 Personen
44
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
45
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
46
Musik und Ansagen bedienen
2 Personen
47
Wettkämpfe begleiten
5 Personen
48
Rundenkarten verwalten
2 Personen
49
Wasser und Handtücher reichen
2 Personen
50
Catering ausgeben
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Erste Hilfe leisten
2 Personen
55
Preisverleihung durchführen
3 Personen
56
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen
57
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

58
Ring abbauen
6 Personen
59
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
60
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
61
Sportmaterial reinigen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Location reinigen
5 Personen
64
Abfall entsorgen
2 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Foto- und Videomaterial sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

Kickboxring
RingmattenAnz. 12
RingeckenAnz. 4
RingseileAnz. 4
WettkampfhandschuheAnz. 8
SchiedsrichterhandschuheAnz. 4
Treppen- und AufprallpolsterAnz. 8
BoxsäckeAnz. 2
SpringseileAnz. 8
Waage
Runde TellerAnz. 6
Tischtimer
SchiedsrichterhämmerAnz. 2
HandtücherAnz. 40
Wasserflaschen für SportlerAnz. 24
Elastische BandagenAnz. 30
Box-TapeAnz. 12
KopfschutzAnz. 8
SchienbeinschonerAnz. 8
MundstückeAnz. 12
FallschutzmattenAnz. 6

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidebänkeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
TicketscannerAnz. 3
Laptop
Drucker

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

SponsorspannbannerAnz. 8
WettkampfplakateAnz. 20
Rote TeppicheAnz. 2
PfeiltafelnAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Offizielle und Schiedsrichter mindestens 8 Wochen vor der Gala fest. Erst danach kannst du Studios verbindlich bestätigen, Einladungen verschicken und den Ticketverkauf starten.
Fordere Spielerlizenzen und ärztliche Bescheinigungen spätestens 14 Tage vor dem Wettkampftag an. Plane zusätzlich 2 bis 3 Tage für fehlende Unterlagen oder Rückfragen ein.
Veröffentliche die Spielreihenfolge spätestens 48 Stunden vorher. So können Kämpfer, Trainer, Offizielle und Helfer ihre Ankunft, Waage und Umkleidezeiten planen.
Plane den Aufbau mit mindestens 4 Personen und beginne 3 bis 4 Stunden vor Einlass. Prüfe Ringboden, Seile, Ecken, Matten, Aufprallpolster und die Position der Publikumssitze gemeinsam.
Halte das Helferbriefing 60 bis 90 Minuten vor Einlass ab. Weise dabei feste Personen für Erste Hilfe, Einlass, Waage, Umkleiden, Ringbereich, Getränke und Abfall ein; kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Kickbox-Gala organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit klärst du Ort, Genehmigungen, Wettkampfprogramm, Offizielle, teilnehmende Studios und Versicherungsunterlagen.
Wann müssen Lizenzen und ärztliche Bescheinigungen vorliegen?: Setze eine Frist 14 Tage vor der Gala. Kontrolliere die Unterlagen danach noch einmal und lasse 2 bis 3 Tage für Nachreichungen oder Korrekturen frei.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kickbox-Gala?: Plane mindestens 8 bis 12 Helfer ein, abhängig von Zuschauerzahl und Veranstaltungsort. Besetze Einlass, Waage, Umkleiden, Ringbereich, Erste Hilfe, Getränke und Abfall mit klar benannten Personen.
Wann soll der Kickboxring aufgebaut werden?: Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit dem Aufbau. Nach der Montage müssen Ringboden, Seile, Ringecken, Matten und Aufprallpolster kontrolliert werden; die endgültige Sicherheitsprüfung sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn erfolgen.

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