Zo organiseer je een kerstmarkt bij een molen

Begin niet met kerstdecoratie, maar met de datum, openingstijden en voorwaarden van de locatie. Bij een kerstmarkt bij een molen moeten bezoekersstromen, stroompunten, verkoopkramen en veiligheid op elkaar aansluiten. Leg daarna verkopers, activiteiten en voorzieningen vast, zodat je weet hoeveel kramen, vrijwilligers, servies en voorraad nodig zijn. Werk de laatste week met één draaiboek: controleer het weer, bevestig deelnemers en zet kassa’s, eten, drank en verlichting klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en voorwaarden controleren
2 personen
3
Marktindeling maken
2 personen
4
Kramen en materialen reserveren
5
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
6
Verkopers en activiteiten vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Evenement online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Eindbevestiging versturen
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Toiletten en watervoorziening controleren
2 personen
14
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
15
Betaalmogelijkheden regelen
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Draaiboek en telefoonnummers delen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Voorraad en materialen controleren
2 personen
21
Soepbasis voorbereiden
2 personen
22
Baksels en hapjes voorbereiden
3 personen
23
Dranken sorteren en koelen
2 personen
24
Kerstdecoratie controleren
2 personen
25
Kassa's voorbereiden
2 personen
26
Terrein vrijmaken
4 personen
27
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
32
Kraamtafels aankleden
4 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
35
Soep en warme dranken opwarmen
3 personen
36
Hapjes en gebak uitstallen
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Kassa- en informatiepunt inrichten
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

40
Verkopers ontvangen
3 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Informatiepunt bemannen
2 personen
43
Kerstmuziek afspelen
44
Warme dranken serveren
3 personen
45
Soep en brood serveren
3 personen
46
Gebak en hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Verlichting controleren
52
Contant geld veilig afstorten
2 personen
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Verkopers laten uitladen
3 personen

Nazorg

55
Voorraad veilig opbergen
3 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Kramen en tenten afbreken
6 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
60
Decoratie veilig opbergen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Terrein en molenomgeving schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen tellen en controleren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
69
Kassa en betalingen afsluiten
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Bedankbericht aan verkopers sturen
72
Bezoekersinformatie afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 8
Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 48
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Kassatafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 120
Glazenaantal 120
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 8
Serveertraysaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Broodmandenaantal 6

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 10
Kerstkransenaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 30
Kerstfigurenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 10
Werklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Apparatuur

Warmwaterketelsaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Bluetoothspeakersaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Keuken

Kookplatenaantal 3
Soepketelsaantal 3
Steelpannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenthermometersaantal 2
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Herbruikbare doekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je kramen reserveert. Teken looproutes, entree, toiletten, eet- en drinkpunten en houd ruimte vrij rond de molen en eventuele partytenten.
Benader verkopers vroeg en leg uiterlijk enkele weken voor de markt vast wie komt, wat zij verkopen en welke stroom of tafelruimte zij nodig hebben. Zo voorkom je lege kramen en te weinig aansluitpunten.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en zet allergenen duidelijk op krijtborden of naamkaartjes. Bereid soepbasis, baksels en hapjes niet allemaal op het laatste moment: plan voorbereiding en koeling per onderdeel.
Maak per verkooppunt een betaalplan met kassatafel, wisselgeld en een alternatief als pin of stroom uitvalt. Test kassa’s en betaalmogelijkheden uiterlijk de dag ervoor.
Plan de opbouw in tijdvakken en wijs vrijwilligers per taak toe. Controleer op de ochtend zelf weersverwachting, verlichting, stroom, water, toiletten, mokken, glazen en serveermateriaal voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt bij een molen organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen, locatievoorwaarden en verkopers. Reserveer kramen, tenten en materialen zodra de marktindeling duidelijk is; de laatste week gebruik je voor bevestigingen, voorraad en het draaiboek.
Welke vergunningen heb je nodig voor een kerstmarkt bij een molen?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en activiteiten. Controleer uiterlijk 8 weken vooraf welke vergunningen en voorwaarden gelden voor markt, verkoop, eten, geluid, tenten, stroom en veiligheid; vraag de locatiebeheerder welke documenten al beschikbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Maak minimaal drie rollen: opbouw en techniek, ontvangst en verkoop, en opruimen en voorraad. Plan per openingsuur minstens één vrijwilliger per druk verkooppunt en houd daarnaast 2 mensen beschikbaar voor kassa, vragen en onverwachte problemen.
Wanneer bereid je eten en drinken voor een kerstmarkt?: Sorteer en koel dranken uiterlijk de dag ervoor en bereid houdbare baksels en hapjes zo vroeg als veilig kan. Maak soepbasis en verse onderdelen volgens een tijdschema op de dag zelf, zodat warm serveren en hygiëne beheersbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.