Zo organiseer je een kerkpicknick zonder last-minute stress

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en een eenvoudige aanmeldlijst. Vraag direct naar dieetwensen, geef vrijwilligers een duidelijke taak en plan het gebedsmoment naast het programma. Controleer een week vooraf het weer en leg een binnenalternatief vast. Op de dag zelf werk je van terreininspectie naar opbouw, buffet en activiteiten; zo staan tafels, partytenten, eten en techniek klaar voordat de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en terrein bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vrijwilligers indelen
2 personen
6
Programma en gebedsmoment maken
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Alternatief binnen voorbereiden
2 personen
9
Materialen controleren
2 personen
10
Materialen klaarzetten
3 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Brood en beleg inkopen
2 personen
13
Fruit en desserts inkopen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
4 personen
16
Salades voorbereiden
3 personen
17
Sandwiches klaarmaken
4 personen
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Terrein inspecteren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Picknickplekken inrichten
3 personen
23
Buffettafels inrichten
3 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Activiteiten klaarzetten
3 personen

Event

26
Aankomst en ontvangst verzorgen
3 personen
27
Welkomstwoord verzorgen
28
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
29
Lunchbuffet openen
3 personen
30
Eten en drinken serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee bijvullen
2 personen
33
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
34
Muziek verzorgen
35
Dessertbuffet aanvullen
2 personen
36
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

37
Servies inzamelen
3 personen
38
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Terrein schoonmaken
4 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Materialen opbergen
3 personen
43
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
44
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 2
Picknickdekensaantal 12
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemenvazenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Frisbeesaantal 4
Springtouwenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen om het aantal personen, maar ook om dieetwensen en hulp bij opbouw of opruimen. Geef vrijwilligers uiterlijk één week vooraf een tijdstip en concrete taak.
Maak het programma met vaste blokken voor ontvangst, eten, het gebedsmoment en activiteiten. Reserveer minstens 15 minuten speling, zodat uitloop niet direct het buffet of de afsluiting verschuift.
Controleer zeven dagen vooraf of tafels, stoelen, picknickdekens, partytenten en buffettafels compleet zijn. Test ook de draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en koffiezetapparaten vóór de opbouwdag.
Plan de voedselvoorbereiding in twee momenten: salades, desserts en hapjes kunnen eerder, terwijl sandwiches en koffie dichter op de start worden klaargemaakt. Zet dranken tijdig koud in koelboxen en gebruik aparte serveerschalen en tangen per onderdeel.
Maak het terrein vóór de inrichting leeg en controleer waar afvalbakken, waterdispensers en het buffet komen. Zet herbruikbaar servies op één logisch uitgiftepunt en wijs minimaal twee mensen aan voor aanvullen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerkpicknick organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, uitnodigingen en vrijwilligers. Verzamel dieetwensen tot ongeveer één week voor de picknick, zodat je boodschappen en hoeveelheden nog kunt aanpassen.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een kerkpicknick?: Reken per volwassene op één ruime lunchportie, plus ongeveer 10 procent extra voor onverwachte gasten of grotere eters. Voor drinken kun je voor het eerste uur twee tot drie glazen per persoon aanhouden en daarna ongeveer één glas per uur.
Wanneer controleer ik het weer voor een kerkpicknick?: Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor de start. Neem uiterlijk twee dagen vooraf een besluit over partytenten, extra bescherming en het binnenalternatief.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerkpicknick?: Plan minimaal één vrijwilliger per taakonderdeel: ontvangst, buffet, activiteiten, techniek en opruimen. Voor een groep tot ongeveer 50 personen zijn acht tot tien vrijwilligers praktisch, zodat niemand de hele middag vastzit aan één post.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.