Organiser un pique-nique à l’église, étape par étape

Un pique-nique à l’église demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les repas et les bénévoles. Commencez par confirmer le terrain et le nombre de participants, puis adaptez les quantités et le programme. Prévoyez dès le départ un moment de prière, une solution en intérieur et une organisation claire du buffet. La préparation des sandwiches, salades, boissons et desserts doit être terminée assez tôt pour accueillir les familles sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et le terrain
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Répartir les bénévoles
2 personnes
6
Établir le programme et le moment de prière
2 personnes
7
Vérifier les prévisions météo
8
Préparer une solution de repli en intérieur
2 personnes
9
Vérifier le matériel
2 personnes
10
Préparer le matériel
3 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Acheter du pain et de la garniture
2 personnes
13
Acheter des fruits et des desserts
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
4 personnes
16
Préparer les salades
3 personnes
17
Préparer les sandwiches
4 personnes
18
Préparer le café et le thé
2 personnes
19
Inspecter le site
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
5 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Aménager les espaces de pique-nique
3 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Préparer les activités
3 personnes

Événement

26
Gérer l’arrivée et l’accueil
3 personnes
27
Assurer le mot de bienvenue
28
Animer le moment de prière
2 personnes
29
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
30
Servir à manger et à boire
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
33
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
34
Fournir la musique
35
Réapprovisionner le buffet de desserts
2 personnes
36
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

37
Collecter la vaisselle
3 personnes
38
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Nettoyer le site
4 personnes
41
Démonter les tentes de fête
4 personnes
42
Ranger le matériel
3 personnes
43
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
44
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 2
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Vases à fleursqté 8
Badges nominatifsqté 70

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Sets de badmintonqté 3
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations au moins 3 semaines avant la date et fixez une date limite d’inscription. Demandez aussi les besoins alimentaires afin de prévoir les repas adaptés et de connaître le nombre de participants.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez au minimum une équipe pour l’installation, une pour le buffet et une pour le rangement, avec des responsables identifiés.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis confirmez la solution de repli en intérieur la veille. Les tentes, couvertures et tables ne remplacent pas un plan précis si la pluie arrive pendant le repas.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et préparez les salades, garnitures et desserts à l’avance. Gardez le café et le thé pour le dernier moment afin qu’ils restent chauds au service.
Installez d’abord les tables et chaises, puis les tables de buffet, les espaces de pique-nique et la décoration. Testez l’enceinte, le microphone et les rallonges avant l’arrivée des participants, et placez les poubelles près des zones de repas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un pique-nique à l’église ?: Commencez l’organisation environ 3 semaines avant la date, notamment pour les invitations et les inscriptions. Faites les achats principaux 1 à 2 jours avant, puis préparez les aliments selon leur durée de conservation.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique à l’église ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Ajoutez plusieurs points d’eau avec des distributeurs et gardez les boissons au frais dans des glacières.
Que faire s’il pleut le jour du pique-nique ?: Décidez au plus tard la veille si l’événement reste dehors ou se déplace à l’intérieur. Informez les participants immédiatement et vérifiez que les tables, les chaises, le buffet et le matériel audio peuvent être installés dans l’espace de repli.
Comment organiser le moment de prière pendant le pique-nique ?: Inscrivez le moment de prière dans le programme avant de communiquer les horaires. Prévoyez 10 à 15 minutes et vérifiez au préalable le fonctionnement du microphone et de l’enceinte si le groupe est nombreux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.