Zo organiseer je een kerkopenstelling

Begin met de openingstijden, de bezoekersroute en de sleutelafspraken. Daarna regel je vrijwilligers per tijdsblok, publiceer je de opening en controleer je het kerkgebouw op veiligheid en comfort. Plan vervolgens de inrichting, informatiepunten en ontvangst met koffie of thee. De laatste controle draait vooral om toiletten, verlichting, verwarming, nooduitgangen en duidelijke bewegwijzering. Zo voorkom je dat bezoekers voor een gesloten deur staan of in de kerk niet weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Openingstijden vastleggen
2
Vrijwilligers werven
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Opening online publiceren
5
Vrijwilligersaanmeldingen verwerken
6
Vrijwilligersrooster maken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sleutelafspraken bevestigen
9
Kerkgebouw inspecteren
2 personen
10
Toiletten controleren
11
Verlichting controleren
12
Verwarming controleren
13
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
14
Bezoekersroute bepalen
2 personen
15
Informatieborden voorbereiden
2 personen
16
Bewegwijzering printen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Geleende materialen ophalen
2 personen
19
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
20
Toiletten schoonmaken
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Kapstokken inrichten
2 personen
24
Informatietafels inrichten
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen
29
Donatiebox plaatsen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Deuren openen
2 personen
32
Bezoekers verwelkomen
3 personen
33
Kerkgeschiedenis toelichten
2 personen
34
Bezoekersroute begeleiden
2 personen
35
Bezoekersaantallen registreren
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Gebak en koek serveren
2 personen
39
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Voorraad bijvullen
42
Donatiebox veiligstellen
2 personen
43
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
44
Kerkdeuren sluiten
2 personen

Nazorg

45
Eindronde door het gebouw
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
48
Tafels afnemen
2 personen
49
Kerkzaal vegen
2 personen
50
Toiletten schoonmaken
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Materialen inpakken
3 personen
53
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
54
Meubilair terugplaatsen
3 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Gastenboekenaantal 2
Balpennenaantal 12
Donatiebox
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 8
LED-kaarsenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok en plan naast gastvrouwen of gastheren ook iemand voor openen, afsluiten en onverwachte vragen. Controleer de aanmeldingen uiterlijk een week vooraf, zodat gaten nog opvallen.
Loop de bezoekersroute minstens één keer met iemand die het gebouw niet goed kent. Zet informatieborden en bewegwijzering op ooghoogte en controleer of toiletten, uitgang en koffietafel zonder uitleg te vinden zijn.
Plan de gebouwinspectie vóór je de inrichting definitief maakt. Controleer nooduitgangen, verlichting, verwarming en losse kabels; gebruik verlenghaspels en stekkerdozen alleen waar ze geen looproute kruisen.
Leg servies en koffievoorzieningen een dag eerder bij elkaar en tel ze per ontvangstpunt. Koffiekopjes, glazen, gebaksbordjes, thermoskannen en waterkokers worden vaak pas tijdens het opbouwen gemist.
Houd voor het afsluiten een vaste volgorde aan: bezoekersroute nalopen, afval verzamelen, toiletten controleren, geleende materialen apart zetten en sleutelafspraken uitvoeren. Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten na de officiële sluiting.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkopenstelling?: Plan minimaal twee vrijwilligers tegelijk tijdens de opening: één voor ontvangst en vragen en één die toezicht houdt of bezoekers begeleidt. Voeg per extra bezoekersstroom of rondleiding een begeleider toe en maak het rooster uiterlijk één week vooraf.
Hoe ver van tevoren moet je een kerkopenstelling aankondigen?: Publiceer de opening minimaal twee weken vooraf online en verstuur uitnodigingen zodra datum en openingstijden vaststaan. Herhaal de informatie drie tot vijf dagen voor de opening, inclusief route, toegankelijkheid en eventuele rondleidingen.
Wanneer moet je de kerk controleren voor de openstelling?: Doe een eerste inspectie ongeveer één week vooraf en een korte eindcontrole op de ochtend zelf. Controleer dan vooral toiletten, verlichting, verwarming, nooduitgangen, sleutels en de bewegwijzering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerk klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, informatietafels inrichten, bewegwijzering ophangen en koffievoorzieningen klaarzetten. Houd daarnaast 30 minuten over voor afsluiten en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.