Zo organiseer je een kerkelijk jeugdkamp

Begin minstens drie maanden vooraf met de kampdatum, locatie en reservering. Leg daarna de begeleiders vast en open het aanmeldformulier, zodat je op tijd beschikt over deelnemersaantallen, dieetwensen, medische gegevens en toestemmingen. Werk pas daarna het programma, de groepsindeling, het vervoer en de boodschappen uit. In de laatste week controleer je de locatie, het sanitair, de weersverwachting, de EHBO-set en al het kampeer- en keukenmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reservering kamplocatie maken
3
Vergunningen en voorwaarden controleren
4
Begeleiders en leiding vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Medische gegevens verzamelen
10
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
11
Deelnemerslijst opstellen
12
Noodcontacten bundelen
13
Programma en groepsindeling maken
3 personen
14
Bijbelprogramma voorbereiden
2 personen
15
Spellen en activiteiten uitwerken
3 personen
16
Vervoer en chauffeurs regelen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen
21
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
22
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
23
EHBO-set controleren
24
Deelnemersinformatie versturen
25
Locatie en sanitair inspecteren
2 personen
26
Tenten opzetten
6 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Keuken en uitgiftepunt inrichten
3 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Geluid en verlichting testen
2 personen
32
Activiteitenmateriaal klaarzetten
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

34
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
35
Deelnemers registreren
3 personen
36
Bagage naar tenten begeleiden
4 personen
37
Kampregels en veiligheid uitleggen
2 personen
38
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
39
Sport- en buitenspellen begeleiden
6 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Avondmaaltijd voorbereiden
5 personen
42
Tafels dekken
3 personen
43
Avondmaaltijd serveren
5 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Servies afruimen
3 personen
46
Avondprogramma begeleiden
5 personen
47
Bijbelmoment begeleiden
2 personen
48
Avondsnacks uitdelen
2 personen
49
Avondronde langs de tenten
4 personen
50
Nachtwacht instrueren
2 personen

Nazorg

51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
53
Tenten schoon en droog maken
4 personen
54
Locatie schoonmaken
5 personen
55
Materialen terugbrengen
3 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Overgebleven houdbare voorraad opbergen
2 personen
58
Wasgoed en doeken wassen
2 personen
59
Deelnemersfoto's veilig delen
60
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 4

Kamperen

Groepstentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Soeplepelsaantal 6
Scharenaantal 4

Keuken

Kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Touwtrektouw

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Naamstickersaantal 70
Stiftenaantal 20
A4-papieraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vaste sluitingsdatum voor aanmeldingen, bijvoorbeeld vier weken voor vertrek. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor groepsindeling, vervoer, maaltijden en noodcontacten.
Controleer toestemmingsformulieren, medische gegevens en noodcontacten niet pas op de vertrekdag. Laat ontbrekende gegevens uiterlijk zeven dagen vooraf aanvullen en bewaar alles gebundeld bij de hoofdleiding.
Maak het programma per dag met afwisseling tussen het Bijbelprogramma, spellen en rustmomenten. Leg materialen zoals pionnen, ballen, frisbees en het touwtrektouw per activiteit klaar, zodat je ter plaatse niet hoeft te zoeken.
Plan vervoer met een reservecapaciteit van minimaal één auto of chauffeur. Controleer een week vooraf rijbewijzen, vertrektijden, zitplaatsen en het adres van de kamplocatie.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal bederfelijke producten pas één dag voor vertrek. Koel ze direct in koelboxen en controleer vooraf of er op locatie voldoende koeling, kookruimte en sanitair beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel maanden van tevoren moet je een kerkelijk jeugdkamp organiseren?: Begin bij voorkeur drie tot vier maanden vooraf met datum, locatie, reservering en begeleiding. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je minstens vier weken voor vertrek de aantallen en gegevens kunt vastleggen.
Wanneer moet je de inschrijving voor een jeugdkamp sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer vier weken voor vertrek. Houd daarna nog zeven dagen ruimte om ontbrekende toestemmingen, medische gegevens en dieetwensen op te vragen voordat je groepsindeling, vervoer en boodschappen definitief maakt.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een kerkelijk jeugdkamp?: Dat hangt af van de leeftijd en groepsgrootte, maar maak de bezetting uiterlijk drie maanden vooraf definitief. Plan daarnaast minimaal één extra begeleider als reserve voor ziekte of onverwachte uitval.
Wanneer controleer je de kampeerspullen en locatie?: Controleer tenten, grondzeilen, haringen, scheerlijnen, verlichting, keukenmateriaal en de EHBO-set uiterlijk zeven dagen voor vertrek. Inspecteer locatie en sanitair bij aankomst en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.