Organiser un camp de jeunes de l’église, étape par étape

Un camp de jeunes de l’église se prépare d’abord sur le papier, avant de réserver le matériel ou de choisir les activités. Commencez par fixer la date, le lieu et l’équipe d’encadrement, puis ouvrez les inscriptions avec toutes les informations nécessaires. Les autorisations, données médicales, besoins alimentaires et contacts d’urgence doivent être centralisés plusieurs semaines avant le départ. Ensuite, construisez le programme, répartissez les groupes, confirmez le transport et préparez le matériel, les repas et les solutions de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
2
Faire la réservation du site de camp
3
Vérifier les permis et les conditions
4
Enregistrer les accompagnateurs et l'encadrement
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations médicales
10
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
11
Établir la liste des participants
12
Regrouper les contacts d’urgence
13
Créer le programme et la répartition des groupes
3 personnes
14
Préparer le programme biblique
2 personnes
15
Concevoir les jeux et activités
3 personnes
16
Organiser le transport et les chauffeurs
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
21
Rassembler le matériel de camping
3 personnes
22
Trier le matériel par activité
3 personnes
23
Vérifier la trousse de premiers secours
24
Envoyer les informations aux participants
25
Inspecter le lieu et les sanitaires
2 personnes
26
Monter les tentes
6 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager la cuisine et le point de distribution
3 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
32
Préparer le matériel d’activité
3 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

34
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
35
Enregistrer les participants
3 personnes
36
Guider les bagages vers les tentes
4 personnes
37
Expliquer les règles du camp et la sécurité
2 personnes
38
Animer le jeu de présentation
4 personnes
39
Animer les jeux sportifs et de plein air
6 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le repas du soir
5 personnes
42
Dresser les tables
3 personnes
43
Servir le dîner
5 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
46
Encadrer le programme du soir
5 personnes
47
Animer un moment biblique
2 personnes
48
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
49
Ronde du soir dans les tentes
4 personnes
50
Briefer la garde de nuit
2 personnes

Suivi

51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
53
Nettoyer et sécher les tentes
4 personnes
54
Nettoyer le lieu
5 personnes
55
Rapporter le matériel
3 personnes
56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
57
Ranger le stock non périssable restant
2 personnes
58
Laver le linge et les serviettes
2 personnes
59
Partager les photos des participants en toute sécurité
60
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 4

Camping

Tentes collectivesqté 8
Bâches de solqté 8
Piquetsqté 80
Haubansqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louches à soupeqté 6
Ciseauxqté 4

Cuisine

Casserolesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 4
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Corde de tir à la corde

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Étiquettes nominativesqté 70
Marqueursqté 20
Papier A4qté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez immédiatement les conditions du site, les sanitaires disponibles et les éventuels permis avant d’envoyer les invitations.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite située 3 à 4 semaines avant le camp. Demandez dès le départ les autorisations, les informations médicales, les allergies et les besoins alimentaires afin d’éviter les relances de dernière minute.
Constituez une liste séparée pour les jeunes, les accompagnateurs, les chauffeurs et les contacts d’urgence. Faites une dernière vérification des formulaires 7 jours avant le départ, car un dossier incomplet peut bloquer la participation.
Préparez le programme par tranches horaires et par groupes, en alternant temps biblique, jeux, repas et temps calme. Prévoyez au moins une activité couverte et contrôlez les prévisions météo 48 heures avant le camp.
Faites les courses après avoir arrêté le nombre de participants, puis réfrigérez les produits périssables dès leur retour. Triez le matériel par activité et vérifiez la trousse de premiers secours, les lampes, les tentes et le matériel audio avant le chargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de jeunes de l’église ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le site, recruter l’encadrement, recueillir les inscriptions et vérifier les autorisations avant le départ.
Quand faut-il fermer les inscriptions au camp ?: Fermez les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant le camp. Vous pourrez ainsi confirmer les groupes, les repas, le transport, les chauffeurs et le matériel nécessaire.
Quand demander les autorisations parentales et les informations médicales ?: Demandez-les au moment de l’inscription, puis contrôlez les dossiers 7 jours avant le départ. Gardez les contacts d’urgence regroupés dans un document accessible à l’équipe d’encadrement.
Que préparer en cas de pluie pendant le camp ?: Décidez d’un programme de repli au moins 48 heures avant le camp, après avoir vérifié les prévisions. Prévoyez un espace couvert pour les activités, les repas et les temps bibliques, ainsi que des lampes si la visibilité baisse.

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