Zo organiseer je een kennismakingsavond

Begin met de locatie, datum en groepsgrootte; die bepalen bijna alles wat daarna komt. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel meteen aanmeldingen en dieetwensen. Maak vervolgens een programma met groepsindeling, zodat naamkaartjes, ontvangst en kennismakingsspel logisch op elkaar aansluiten. Regel eten, drinken en techniek uiterlijk een paar dagen vooraf en houd op de avond zelf ruimte voor een rustige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en groepsindeling maken
2 personen
8
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimtes controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Geluidsapparatuur testen
2 personen
20
Buffet en drankentafel klaarzetten
3 personen

Event

21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Welkomstwoord houden
25
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
26
Groepsgesprekken begeleiden
3 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet openen
2 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Nieuwe deelnemers rondleiden
2 personen
32
Vrije kennismaking begeleiden
2 personen
33
Laatste ronde aankondigen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Afval verzamelen
3 personen
36
Servies en glazen afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Overgebleven eten opslaan
2 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Sleutels en locatie overdragen
43
Materialen inventariseren
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Schalen met dekselaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Kaartjeshoudersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Flip-over
Flip-overvellenaantal 20
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Sluit inschrijving bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je groepsindeling, naamkaartjes en dieetwensen nog kunt verwerken.
Zet de ontvangsttafel bij de ingang en leg naamkaartjes klaar op alfabetische volgorde. Zo hoef je niet per persoon te zoeken terwijl de eerste deelnemers binnenkomen.
Test geluidsapparatuur, microfoon en Bluetoothspeaker minimaal 1 uur voor aanvang. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een lege batterij of ontbrekende aansluiting valt vaak pas bij het welkomstwoord op.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet buffet en drankentafel pas klaar nadat tafels en stoelen staan. Daarmee voorkom je dat schalen en glazen tijdens het opbouwen in de weg staan.
Reserveer voor het welkomstwoord en kennismakingsspel samen ongeveer 20 tot 30 minuten. Kondig de overgang naar het spel duidelijk aan, anders blijft een groep gemakkelijk bij de drankentafel hangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je uit voor een kennismakingsavond?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag deelnemers om uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de avond te reageren, zodat je de groepsindeling en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kennismakingsavond klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur op locatie. Gebruik het eerste uur voor ruimtes, tafels, stoelen en ontvangst; reserveer daarna tijd voor buffet, drankentafel, versiering en een volledige geluidstest.
Hoe deel je deelnemers in voor een kennismakingsspel?: Maak groepen van ongeveer 4 tot 6 personen. Verwerk de definitieve aanmeldingen 1 tot 2 dagen vooraf en houd rekening met dieetwensen en deelnemers die elkaar al kennen.
Hoeveel hapjes en drankjes heb je nodig voor een kennismakingsavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon een bruikbaar uitgangspunt; pas dit aan als de avond ook een volledige maaltijd bevat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.