Zo organiseer je een kennismakingsavond

Begin met de datum, ruimte en maximale groepsgrootte; die bepalen hoeveel stoelen, tafels en servies je nodig hebt. Stuur uitnodigingen op tijd en verzamel direct aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het programma en buffet kunt afstemmen. Werk daarna van ontvangst naar kennismakingsronde en informele gesprekken. Test techniek en zet koffie, thee, hapjes en koude dranken klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en ruimte vastleggen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en indeling maken
2 personen
6
Deelnemerslijst afdrukken
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken koud zetten
2 personen
10
Ruimte controleren
2 personen
11
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
12
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
13
Buffettafels opstellen
3 personen
14
Versiering ophangen
3 personen
15
Naamkaartjes klaarleggen
16
Geluidsapparatuur testen
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen

Event

20
Ontvangst van deelnemers
3 personen
21
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
22
Welkom en programma toelichten
23
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
24
Hapjes serveren
3 personen
25
Dranken bijvullen
2 personen
26
Koffie en thee bijvullen
27
Groepsactiviteit begeleiden
3 personen
28
Nieuwe leden rondleiden
2 personen
29
Open gesprek begeleiden
2 personen
30
Laatste ronde aankondigen
31
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Restanten veilig opbergen
2 personen
33
Afval verzamelen
3 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
36
Ruimte schoonmaken
3 personen
37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Sleutels en ruimte afsluiten
39
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kennismakingsavond minimaal 3 weken vooruit. Verstuur de uitnodigingen direct nadat datum en ruimte vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vooraf.
Maak het programma kort en overzichtelijk: reserveer bijvoorbeeld 10 minuten voor ontvangst, 15 minuten voor de kennismakingsronde en daarna tijd voor buffet en gesprekken.
Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, niet pas bij het boodschappen doen. Houd de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf bij de hand en druk een exemplaar af.
Richt de ruimte in met een duidelijke ontvangsttafel, een aparte plek voor naamkaartjes en een buffet dat niet voor de stoelen langs loopt. Zet voor elke deelnemer een stoel klaar en houd enkele extra stoelen beschikbaar.
Test draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 uur voor aanvang. Zet koffie en thee alvast klaar, maar vul glazen, waterkannen en koude dranken pas vlak voor de ontvangst aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kennismakingsavond organiseren?: Leg datum en ruimte minimaal 3 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor de avond, zodat je aantallen, dieetwensen en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kennismakingsavond klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voorbereiding op de dag zelf voor tafels, stoelen, versiering, ontvangsttafel, buffet en techniek. Plan daarnaast 1 uur extra voor het testen van geluid en het op temperatuur brengen van koffie, thee en dranken.
Wat zet je klaar voor een kennismakingsavond?: Zet per deelnemer een stoel, naamkaartje, glas, bord en bestek klaar en voor koffie en thee een kopje. Voor het buffet heb je daarnaast serveerschalen, serveerplanken, opscheplepels, waterkannen en voldoende tafels nodig.
Hoe deel je een kennismakingsavond in?: Begin met 10 tot 15 minuten ontvangst en naamkaartjes uitdelen, geef daarna in ongeveer 5 minuten het programma en begeleid een kennismakingsronde van 15 tot 20 minuten. Plan vervolgens minimaal 45 minuten voor hapjes, dranken en informele gesprekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.