Zo organiseer je een kennisbijeenkomst

Begin met het programma en de tijden: daarmee bepaal je de ruimte, techniek, catering en communicatie. Leg daarna de locatie en sprekers vast en open het aanmeldformulier. Verzamel dieetwensen en stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf alle praktische informatie. Controleer presentaties en techniek niet pas op de dag zelf, maar plan een testmoment. Met naamkaartjes, routeborden, een deelnemerslijst en een geprint draaiboek blijft de bijeenkomst ook bij wijzigingen overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
2
Sprekers benaderen
3
Sprekers bevestigen
4
Locatie reserveren
5
Cateringafspraken vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Praktische informatie versturen
12
Presentaties verzamelen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Draaiboek printen
15
Deelnemerslijst printen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Programmafolders samenstellen
2 personen
18
Routeborden maken
19
Presentatieruimte indelen
2 personen
20
Techniek reserveren
21
Technieklijst controleren
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
26
Apparatuur opladen
27
Registratiemateriaal klaarleggen
28
Sprekersinformatie klaarleggen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Routeborden ophangen
2 personen
33
Projectiescherm opstellen
2 personen
34
Laptop aansluiten
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Flipcharts klaarzetten
38
Koffie en thee bereiden
2 personen
39
Buffet voorbereiden
3 personen
40
Waterpunten inrichten
41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Sprekers instrueren
43
Deelnemers registreren
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
46
Opening verzorgen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Vragen uit de zaal verzamelen
49
Koffiepauze serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Avondprogramma begeleiden
2 personen
53
Groepsopdracht begeleiden
4 personen
54
Microfoons doorgeven
2 personen
55
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
57
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval scheiden
2 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Techniek demonteren
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Ruimte schoonmaken
3 personen
65
Toiletten controleren
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Feedbackformulieren verwerken
70
Bedankbericht versturen
71
Foto- en presentatiemateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Tafelkleedaantal 10
Kledingrek

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 6
Flipchartsaantal 4
Whiteboard
Wandklok

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 60
Tafelnummerkaartenaantal 10
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer niet alleen de beamer en het projectiescherm, maar ook laptop, HDMI-kabel, adapter, presentatieklikker, luidsprekers en microfoons.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen vóór de bijeenkomst. Geef het definitieve aantal deelnemers en de wensen daarna door aan de catering.
Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf en open elk bestand op de laptop waarop je presenteert. Zo ontdek je ontbrekende lettertypen, video’s of een verkeerde beeldverhouding vóór de start.
Maak de deelnemerslijst en naamkaartjes op basis van de bevestigde aanmeldingen, niet op basis van inschrijvingen die nog niet zijn bevestigd. Leg daarnaast routeborden klaar op alle punten waar bezoekers kunnen twijfelen.
Zet houdbare catering en servies vooraf klaar, maar koel dranken pas op tijd voor de ontvangst. Houd waterkannen en waterglazen in de presentatieruimte beschikbaar, zodat sprekers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kennisbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Benader sprekers en reserveer de locatie in de eerste 2 weken; open het aanmeldformulier zodra programma en tijden voldoende vaststaan.
Wanneer stuur je de praktische informatie naar deelnemers?: Stuur de bevestiging direct na verwerking van de aanmelding. Verstuur een complete praktische mail met route, tijden, bereikbaarheid en programma uiterlijk 7 dagen vóór de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek klaar te zetten?: Reserveer minstens 60 minuten vóór de ontvangst voor opbouw en test. Controleer beeld, geluid, kabels, adapters en presentaties met de daadwerkelijke laptop en microfoons.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een kennisbijeenkomst?: Vraag dieetwensen uit in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Geef wijzigingen daarna alleen nog door als de catering dat kan verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.