Een keeztoernooi organiseren: zo pak je het aan

Begin minstens drie weken vooraf met de datum, locatie en het toernooiformat. Bepaal hoeveel deelnemers en rondes je aankunt, zodat je het aantal tafels, keezborden en scoreformulieren kunt afstemmen. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je deelnemers indeelt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, genummerde speltafels en korte uitleg van de regels. Controleer scores na elke ronde, niet pas aan het einde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemers indelen
2 personen
7
Spelregels en schema printen
8
Prijzen en bekers ophalen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Spelmateriaal controleren
2 personen
11
Dranken koelen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
14
Speltafels nummeren
2 personen
15
Scoreformulieren klaarleggen
16
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
17
Decoratie ophangen
2 personen
18
Inschrijving klaarzetten

Event

19
Ontvangst deelnemers
3 personen
20
Deelnemers registreren
2 personen
21
Toernooiregels uitleggen
22
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
23
Scores controleren
2 personen
24
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
25
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
28
Finaleronde begeleiden
3 personen
29
Eindscores controleren
2 personen
30
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
31
Afscheid en gevonden voorwerpen
2 personen

Nazorg

32
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
33
Servies en spelmateriaal reinigen
3 personen
34
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
3 personen
36
Materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Garderoberek

Spelmateriaal

Keezbordenaantal 12
Keezsetsaantal 12
Reservekaartenaantal 4
Reservepionnenaantal 24
Dobbelstenenaantal 16
Kaartschuddersaantal 12
Scorebordaantal 2
Keukentimersaantal 6
Pennenaantal 30

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 12
Prijzenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per speelronde een vast tijdsblok en zet een keukentimer op elke speltafel. Zo weet je wanneer je scores controleert en de volgende ronde start.
Maak de deelnemersindeling uiterlijk 2 dagen vooraf en print een extra exemplaar. Leg ook reservekaarten, reservepionnen, dobbelstenen en pennen apart bij de wedstrijdleiding.
Nummer alle speltafels zichtbaar en koppel de nummers aan het speelschema. Controleer vóór ontvangst of elke tafel een keezbord, keezset en scoreformulier heeft.
Koel de dranken en richt de buffet- en dranktafel vóór de eerste deelnemers arriveren in. Zet glazen, borden, bestek en serveerbladen klaar, zodat de speelrondes niet worden onderbroken.
Leg de regels mondeling uit in maximaal 10 minuten en laat daarna één voorbeeldbeurt zien. Controleer scores direct na iedere ronde en bewaar de formulieren bij het scorebord.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig voor een keeztoernooi?: Reken voor de voorbereiding op de dag zelf op ongeveer 2 uur. Reserveer daarnaast per speelronde een vast blok van 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het format en het aantal deelnemers.
Hoeveel keezborden heb ik nodig voor een keeztoernooi?: Je hebt per gelijktijdige tafel één keezbord en één keezset nodig. Bij 24 deelnemers die in groepen van 4 spelen, zet je dus 6 tafels en minimaal 6 complete sets klaar, plus reservekaarten en reservepionnen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een keeztoernooi versturen?: Stuur de uitnodigingen minstens 3 weken vooraf. Vraag uiterlijk 1 week vóór het toernooi om definitieve aanmeldingen en dieetwensen, zodat je de indeling en boodschappen kunt afronden.
Hoe deel je deelnemers in voor een keeztoernooi?: Maak de indeling uiterlijk 2 dagen vooraf en houd rekening met het aantal plaatsen per tafel en het gekozen format. Print het schema en leg een extra kopie bij de inschrijving en bij de wedstrijdleiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.