Zo organiseer je een kartwedstrijd zonder chaos

Begin niet met de catering, maar met de kartbaan en het wedstrijdformat. Pas daarna kun je het aantal deelnemers, de startgroepen, de benodigde helmen en de timing goed plannen. Werk met één deelnemerslijst waarin je aanmeldingen, betalingen en dieetwensen bijhoudt. In de laatste week verschuift de aandacht naar startnummers, briefing, uitslagenformulieren, materiaal en de route naar de locatie. Zo voorkom je dat deelnemers op de racedag nog moeten uitzoeken waar ze starten of wat de regels zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kartbaan reserveren
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Betalingen controleren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Prijzen bestellen
14
Catering bestellen
15
Uitslagenformulieren maken
16
Briefing voorbereiden
2 personen
17
Muziek afspeellijst maken
18
Weersverwachting controleren
19
Definitieve deelnemerslijst printen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Kisten en materialen verzamelen
3 personen
22
Apparatuur opladen
2 personen
23
Startnummers klaarleggen
2 personen
24
Catering koelen
2 personen
25
Route naar locatie controleren
26
Locatie openen
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Partytenten opzetten
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
34
Timingapparatuur testen
2 personen
35
Omroepinstallatie testen
2 personen
36
Karts en helmen controleren
3 personen
37
Briefingsruimte markeren
2 personen
38
Parkeer- en looproute markeren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Registratiebalie openen
2 personen
41
Deelnemers aanmelden
3 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Helmen en kleding uitgeven
3 personen
44
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
45
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
46
Proefronde begeleiden
4 personen
47
Startopstelling controleren
3 personen
48
Eerste manche begeleiden
5 personen
49
Tussenstand registreren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Tweede manche begeleiden
5 personen
53
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
54
Derde manche begeleiden
5 personen
55
Wedstrijdstand controleren
2 personen
56
Finalisten bekendmaken
2 personen
57
Finaleopstelling maken
3 personen
58
Finale begeleiden
5 personen
59
Finale-uitslag controleren
2 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Groepsfoto maken
2 personen
62
Laatste drankronde serveren
2 personen
63
Deelnemers uitchecken
2 personen
64
Helmen en kleding innemen
3 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

66
Catering opruimen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Timingapparatuur inpakken
2 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Uitslagen naar deelnemers sturen
76
Openstaande betalingen verwerken
77
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelrokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Kartsaantal 12
Reservekartsaantal 2
Racehelmenaantal 20
Racestartnummersaantal 20
Raceoverallsaantal 20
Ribprotectorenaantal 12
Startvlaggenaantal 3
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Rugnummerhesjesaantal 6

Apparatuur

Timingcomputer
Timingtranspondersaantal 20
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Fotocamera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiebekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Kokshtmlessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 6
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3
Prijzentafel
Bannersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Oordoppenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer eerst de kartbaan en leg meteen vast hoeveel deelnemers per heat kunnen rijden, hoe lang een heat duurt en welke veiligheidsinstructie de baan geeft. Gebruik die gegevens om het wedstrijdformat en het reglement op te stellen.
Stuur de uitnodiging met een duidelijke uiterste inschrijfdatum en verwerk daarna betalingen en dieetwensen in dezelfde deelnemerslijst. Bevestig deelnemers pas definitief wanneer hun aanmelding én betaling gecontroleerd zijn.
Maak startgroepen en startnummers uiterlijk enkele dagen vooraf. Leg de nummers, rugnummerhesjes en uitslagenformulieren per groep klaar, zodat de registratie op locatie niet ophoudt bij ontbrekende gegevens.
Test timingcomputer, transponders, laptop, printer en portofoons vóór vertrek en laad alle apparatuur volledig op. Neem ook powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen mee; een lege accu of ontbrekende aansluiting legt de uitslagregistratie stil.
Plan op de racedag een korte briefing vóór de eerste heat en wijs één persoon aan voor de timing en één voor de baancommunicatie. Controleer die ochtend de weersverwachting, koel de catering en houd een geprinte definitieve deelnemerslijst achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kartwedstrijd organiseren?: Reserveer de kartbaan bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf, zeker als je een vaste datum of een grotere groep hebt. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd de deelnemers en startgroepen kunt vastleggen.
Hoeveel heats heb je nodig voor een kartwedstrijd?: Dat hangt af van de capaciteit van de kartbaan en je wedstrijdformat. Deel het aantal deelnemers door het aantal karts dat tegelijk mag starten en plan daarna extra tijd voor wisselen, uitleg en eventuele finale; reken minimaal 15 minuten tussen twee heats.
Wanneer maak je de startgroepen en startnummers?: Maak de startgroepen en nummers 3 tot 5 dagen voor de kartwedstrijd, nadat betalingen en afmeldingen zijn verwerkt. Print op de dag zelf ook een definitieve deelnemerslijst, omdat er altijd een laatste wijziging kan zijn.
Wat moet ik meenemen naar een kartwedstrijd?: Neem naast de baanmaterialen de timingcomputer, transponders, laptop, printer, verlengkabels, stekkerdozen, portofoons en powerbanks mee. Leg helmen, raceoveralls, ribprotectoren, startnummers, startvlaggen, pionnen en afzetlint vooraf per onderdeel klaar; zo mis je niets bij de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.