Zo organiseer je een kartingwedstrijd

Begin met de kartingbaan en werk daarna terug vanaf de racedag. Leg eerst datum, locatie, deelnemersaantal en raceformat vast; pas daarna stuur je uitnodigingen en maak je de wedstrijdindeling. Verzamel dieetwensen en betalingen vóór je catering en prijzen regelt. Op de dag zelf draait alles om een strak registratiepunt, duidelijke bewegwijzering en informatie die deelnemers vooraf al hebben ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Kartingbaan reserveren
3
Deelnemerslijst samenstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelname en betaling controleren
8
Raceformat en heats bepalen
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Parkeerinformatie controleren
11
Wedstrijdindeling printen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Prijzen en bekers ophalen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Telefoons en camera opladen
19
Cateringboxen inpakken
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Registratiepunt inrichten
2 personen
22
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
23
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
24
Wedstrijdschema ophangen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Helmen en racekleding uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
30
Kwalificatieronde begeleiden
3 personen
31
Wedstrijdheats begeleiden
3 personen
32
Tussenstanden noteren
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Dinerbuffet serveren
4 personen
36
Foto's maken
37
Finale begeleiden
3 personen
38
Uitslagen controleren
2 personen
39
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
40
Persoonlijke spullen verzamelen
2 personen
41
Racekleding en helmen innemen
2 personen

Nazorg

42
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
43
Overgebleven eten verpakken
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Uitslagen en foto's versturen
49
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kledingrek
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 3
Fotocamera

Sportmateriaal

Karthelmenaantal 24
Racepakkenaantal 24
Racehandschoenenaantal 24
Startnummersaantal 30

Decoratie

Kartingbanneraantal 2
Vlaggenlijnaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 20

Organisatie

Clipboardsaantal 4
Wedstrijdformulierenaantal 40
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kartingbaan zodra je een datum en verwacht deelnemersaantal hebt. Vraag meteen naar de beschikbare heatduur, het maximum per heat, verplichte kleding en het tijdstip waarop de groep aanwezig moet zijn.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin het adres, parkeerinformatie, starttijd, registratie-eindtijd, raceformat en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Sluit de deelnemerslijst en betalingen 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die definitieve lijst voor de wedstrijdindeling, naamkaartjes, startnummers en de hoeveelheid catering.
Plan op de racedag minstens 30 minuten voor registratie en materiaalcontrole. Richt een herkenbaar punt in met clipboards, pennen, wedstrijdformulieren en naamkaartjes voordat de eerste deelnemers aankomen.
Koel dranken en pak cateringboxen de avond ervoor in. Zet tafels, stoelen, bewegwijzering en het wedstrijdschema minimaal 45 minuten voor de start klaar, zodat registratie niet tegelijk met de opbouw gebeurt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kartingwedstrijd organiseren?: Leg de datum en kartingbaan bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de registratie bij karting?: Reserveer minimaal 30 minuten voor registratie en ontvangst. Bij meer dan 20 deelnemers is 45 tot 60 minuten veiliger, zeker als betalingen of naamkaartjes nog gecontroleerd moeten worden.
Wanneer bepaal je de heats voor een kartingwedstrijd?: Bepaal het raceformat zodra de baan, het maximum per heat en de deelnemerslijst bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Print de definitieve indeling 1 dag voor de wedstrijd en hang die bij de registratie op.
Wanneer regel je eten en drinken voor een kartingwedstrijd?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd. Koel dranken de avond ervoor en zet het buffet pas klaar nadat de registratie is ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.