Zo organiseer je een karaokeavond zonder technische chaos

Begin met de ruimte en de karaokeset, niet met de versiering. Controleer hoeveel mensen kunnen zitten, waar het scherm en de luidsprekers komen en hoeveel stopcontacten je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel dieetwensen én liedjesvoorkeuren, zodat je op tijd kunt inkopen en de muziek kunt voorbereiden. Op de dag zelf sluit je de apparatuur ruim vóór de gasten arriveren aan, test je beide microfoons en zet je drankjes en hapjes klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Karaokeset reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Liedjesvoorkeuren verzamelen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Karaokeset ophalen
2 personen
11
Apparatuur opladen
12
Liedjeslijst voorbereiden
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Ruimte schoonmaken
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen neerzetten
3 personen
19
Karaokeset aansluiten
2 personen
20
Microfoons testen
2 personen
21
Geluidsniveau instellen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Licht en sfeer instellen
2 personen
24
Buffet en bar klaarzetten
2 personen
25
Registratietafel klaarzetten
26
Techniekhandleiding klaarleggen
27
Garderobe inrichten

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Huisregels toelichten
31
Karaokeprogramma starten
32
Zangers inschrijven
33
Karaokerondes begeleiden
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Afwas verzamelen
37
Afvalbakken legen
38
Microfoons desinfecteren
39
Laatste nummer aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Meubilair terugzetten
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Ruimte eindschoonmaken
2 personen
47
Spullen controleren en inpakken
2 personen
48
Karaokeset retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
50
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Karaokescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Audiomixer
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Afstandsbediening

Servies

Drinkglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Schenkkanaantal 2

Decoratie

Feestslingersaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 3
Sfeerlampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 16

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Vloermopaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische opbouw minimaal 90 minuten vóór aanvang. Sluit het karaokescherm, de luidsprekers, laptop, audiomixer en microfoons aan en test elk onderdeel afzonderlijk.
Maak de liedjeslijst uiterlijk één dag vooraf. Neem verzoeknummers mee, maar houd ook een korte lijst met bekende meezingers achter de hand voor stiltes tussen optredens.
Zet de geluidsinstellingen vóór de eerste gast goed. Test de microfoons op de plek waar mensen zingen en houd het volume zo dat gesprekken aan tafels nog mogelijk zijn.
Zet drankjes minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Gebruik aparte serveerschalen en tangen, zodat de karaoke niet stilvalt doordat iemand nog moet snijden of inschenken.
Richt bij binnenkomst een registratietafel in met naamkaartjes en de bevestigde aanmeldingen. Noteer daar ook late afmeldingen en schuif de zangvolgorde meteen bij als dat nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een karaokeavond voor te bereiden?: Reken op minimaal twee weken voor de voorbereiding. Reserveer ruimte en karaokeset eerst, verstuur daarna de uitnodigingen en plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw en testen.
Hoeveel liedjes heb ik nodig voor een karaokeavond?: Voor een avond van vier uur zijn ongeveer 40 tot 60 liedjes een bruikbare start, afhankelijk van de groepsgrootte. Verzamel verzoeknummers uiterlijk drie dagen vooraf en houd extra nummers klaar voor onverwachte wachttijd.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een karaokeavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Zet gekoelde drank minstens twee uur vooraf klaar en voorzie ook water naast de microfoons.
Wanneer test je de karaokeset voor een karaokeavond?: Test de volledige set minstens 60 minuten vóór de gasten komen. Controleer scherm, laptop, audiomixer, kabels, luidsprekers en beide draadloze microfoons; laad apparatuur bij voorkeur de avond ervoor op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.