Zo organiseer je een karaokeavond zonder technische chaos

Begin ongeveer vier weken vooraf met de zaal, uitnodigingen en een aanmeldformulier. Vraag meteen naar dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je het programma en de boodschappen kunt afstemmen op de groep. Verzamel de karaokeliedjes uiterlijk een week van tevoren en test software, microfoons, speakers en beeld ruim voor de gasten komen. Op de avond zelf draait alles om een korte opbouw, een duidelijke volgorde en een reserveplan voor kabels, telefoons en liedjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekvoorkeuren verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Vrijwilligers indelen
9
Karaokeliedjes verzamelen
2 personen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Karaokesoftware installeren
12
Apparatuur controleren
2 personen
13
Microfoons testen
2 personen
14
Reservekabels klaarleggen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Aanwezigheidslijst printen
20
Songlijsten printen
21
Telefoons en tablets opladen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Karaokeapparatuur opbouwen
3 personen
25
Beeld en geluid testen
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Licht instellen
2 personen
28
Buffet klaarzetten
3 personen
29
Dranken klaarzetten
2 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen

Event

32
Gasten ontvangen
3 personen
33
Programma toelichten
34
Zangers inschrijven
2 personen
35
Karaoke presenteren
36
Muziek en teksten bedienen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet opruimen
2 personen
40
Laatste lied aankondigen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Apparatuur afbouwen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Zaal vegen en dweilen
3 personen
47
Toiletten schoonmaken
2 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Materialen controleren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Zaal netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Karaokemachine
Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Ijsemmersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen om aanwezigheid, maar ook om dieetwensen en favoriete nummers. Sluit de inventarisatie zeven dagen voor de karaokeavond, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende liedjes te verzamelen.
Maak het programma pas nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Plan per optreden ongeveer vijf minuten, inclusief wisselen van zangers, en houd enkele vrije plekken over voor spontane verzoeknummers.
Test de karaokemachine, laptop, projector, speakers en beide microfoons minimaal één dag vooraf samen. Een losse kabel of verkeerde geluidsuitgang ontdek je liever thuis dan wanneer de eerste zanger klaarstaat.
Bouw de karaokeapparatuur op voordat je tafels en stoelen definitief neerzet. Laat tussen het projectiescherm, de microfoonplek en de zitplaatsen voldoende loopruimte en leg reservekabels en stekkerdozen direct bereikbaar klaar.
Zet drankjes en hapjes pas klaar nadat beeld en geluid zijn getest. Print de aanwezigheidslijst en songlijsten, laad telefoons en tablets volledig op en wijs één persoon aan die tijdens de avond de liedjes en techniek beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een karaokeavond organiseren?: Reserveer de zaal en verstuur de uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf. Verzamel liedjes en dieetwensen uiterlijk één week voor de avond en plan de technische test uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel liedjes heb je nodig voor een karaokeavond?: Reken gemiddeld vijf minuten per optreden. Voor twintig deelnemers heb je bij één ronde dus ongeveer 20 liedjes nodig; verzamel daarnaast minstens 10 extra nummers voor verzoeken, uitval of een tweede ronde.
Wanneer test je de karaokeapparatuur?: Doe een volledige test minimaal één dag vooraf en herhaal beeld en geluid op de avond zelf na het opbouwen. Controleer daarbij de microfoons, projector, speakers, software, verlengkabels en stekkerdozen.
Hoe maak je een karaokeprogramma dat niet stilvalt?: Maak een vaste volgorde zodra de aanmeldingen binnen zijn en plan per nummer ongeveer vijf minuten. Houd drie tot vijf reservemummers klaar en laat één vrijwilliger de songlijsten en wissels bijhouden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.