Zo organiseer je een kanotocht zonder losse eindjes

Begin met het aantal deelnemers, de kanoreservering en een route die past bij hun ervaring. Leg daarna aanlegplaatsen, vervoer, parkeerplaatsen en een alternatief bij slecht weer vast. Verzamel dieetwensen en noodcontacten vóór je de deelnemersinformatie verstuurt. Op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidsbriefing, passend materiaal en een duidelijke groepsindeling. Plan ook tijd voor laden, uitdelen en controleren; juist daar ontstaat bij kanotochten vaak vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Noodcontacten verzamelen
5
Kano's reserveren
6
Route en aanlegplaatsen vastleggen
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Vervoer en parkeerplaatsen regelen
2 personen
10
Veiligheidsplan afdrukken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Eten portioneren
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Kano-uitrusting controleren
2 personen
15
EHBO-set controleren
16
Routekaarten waterdicht verpakken
17
Materiaal inladen
4 personen
18
Picknick- en kookplek opbouwen
3 personen

Event

19
Deelnemers ontvangen
3 personen
20
Aanwezigheid aftekenen
21
Kano's en zwemvesten uitdelen
3 personen
22
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
23
Peddeltechniek demonstreren
2 personen
24
Kano's te water laten
4 personen
25
Groep over de route begeleiden
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Pauze en snacks serveren
3 personen
28
Kano's aanleggen
4 personen
29
Lunch serveren
3 personen
30
Kooktoestellen opstellen
2 personen
31
Warme maaltijd bereiden
4 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Kano's uit het water halen
4 personen

Nazorg

35
Materiaal schoonspoelen
3 personen
36
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Picknickplek schoonmaken
3 personen
39
Materiaal terugbrengen
3 personen
40
Koelboxen leegmaken en drogen
2 personen
41
Kookmateriaal reinigen
2 personen
42
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Open kano'saantal 12
Peddelsaantal 28
Zwemvestenaantal 28
Waterdichte tonnenaantal 12
Waterdichte telefoonzakjesaantal 24
Waterkaartenaantal 3
Kompasaantal 3
Werplijnenaantal 3
Hoosvatenaantal 12
Peddelriemenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Fluitjesaantal 28
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 12
Reparatieset

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 28
Picknickkleedaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Watercontainersaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 36
Besteksetsaantal 30
Mokkenaantal 30

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare vaatdoekenaantal 8
Droogdoekenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kano’s pas nadat je een realistische deelnemerslijst hebt. Houd daarnaast rekening met extra ruimte voor materiaal en controleer uiterlijk een week vooraf of alle kano’s, peddels en zwemvesten beschikbaar zijn.
Maak de route concreet met startpunt, aanlegplaatsen en eindpunt. Noteer per traject de geschatte vaartijd en zorg voor waterkaarten die in waterdichte verpakking meegaan; een route alleen in een telefoon is geen goed plan.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld vertrektijd, parkeerplek, kleding, eten en wat er gebeurt bij regen of harde wind, zodat je op de ochtend zelf niet iedereen afzonderlijk hoeft te bellen.
Geef vóór het te water laten een briefing van ongeveer 10 minuten. Leg uit hoe je in- en uitstapt, wat deelnemers doen bij omslaan en hoe de groep bij elkaar blijft; deel zwemvesten pas uit nadat je de aanwezigheid hebt afgetekend.
Portioneer eten en koel dranken vooraf, en laad kookmateriaal, watercontainers en EHBO-koffers als afzonderlijke onderdelen in. Reserveer na aankomst minstens 30 minuten voor ontvangst, materiaalcontrole en het opbouwen van de picknick- of kookplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je kano’s reserveren?: Reserveer kano’s zodra je een eerste deelnemersaantal hebt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor vertrek opnieuw het aantal, de route en de beschikbare zwemvesten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een kanotocht?: Reken naast de vaartijd op 30 minuten voor ontvangst en materiaaluitgifte, 10 minuten voor de veiligheidsbriefing en minimaal 30 minuten voor pauze of eten. Plan bij een groep met beginners extra tijd voor het te water laten.
Wat neem je mee voor de veiligheid tijdens een kanotocht?: Neem per deelnemer een passend zwemvest mee en zorg voor minimaal één EHBO-koffer, werplijnen, fluitjes en waterdichte telefoonzakjes. Verpak routekaarten waterdicht en wijs vóór vertrek aan wie het veiligheidsplan en de noodcontacten beheert.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een kanotocht?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij de uitnodiging al vast wanneer je de tocht uitstelt of inkort, en informeer alle deelnemers daar uiterlijk 3 uur voor vertrek over.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.