Zo organiseer je een kanodag zonder gedoe

Een kanodag begint niet bij het eten, maar bij de route, de vaarregels en de logistiek tussen vertrek- en eindpunt. Leg eerst de datum, kano’s en opstapplaatsen vast en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersgegevens. In de laatste week controleer je het weer, informeer je iedereen over kleding en maak je de routekaarten en voorraad klaar. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, gecontroleerd veiligheidsmateriaal en een duidelijk vertrekpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Kano's reserveren
3
Vertrek- en eindpunt controleren
2 personen
4
Route en vaarregels vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemers informeren over kleding
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Kano- en veiligheidsmateriaal ophalen
2 personen
13
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
14
Kano's en peddels controleren
2 personen
15
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Eten voorbereiden
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Kano's aan de waterkant leggen
4 personen
22
Informatiebord plaatsen
23
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Kleding en waardevolle spullen opbergen
2 personen
27
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
28
Kano's en zwemvesten verdelen
4 personen
29
Peddeltechniek uitleggen
2 personen
30
Korte oefentocht begeleiden
4 personen
31
Kanotocht begeleiden
6 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
34
Kano's uit het water halen
5 personen
35
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
36
Avondmaaltijd serveren
4 personen
37
Servies en bestek verzamelen
2 personen
38
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
39
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Kano's en materiaal reinigen
4 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Materiaal inventariseren
2 personen
47
Kano's en gehuurd materiaal retourneren
2 personen
48
Koelboxen en materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Kano'saantal 6
Peddelsaantal 12
Zwemvestenaantal 30
Waterdichte tonnenaantal 6
Werplijnenaantal 3
Fluitjesaantal 8
Waterdichte telefoonhoezenaantal 8
Routekaartenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 4

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Watertanksaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Informatiebordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Droogrekkenaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kano’s pas nadat je de route, het vertrekpunt en het eindpunt hebt gecontroleerd. Plan ook hoe materiaal en deelnemers na afloop terugkomen; dat wordt bij een kanodag snel te laat geregeld.
Stuur uiterlijk een week vooraf praktische informatie over kleding, schoenen en weersomstandigheden. Vraag tegelijk dieetwensen en telefoonnummers op, zodat je niet op de ochtend zelf ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Controleer het weer 48 uur en nogmaals 2 uur voor vertrek. Bij wind, onweer of hoog water moet je vooraf weten wie de route aanpast en hoe je deelnemers tijdig informeert.
Leg per kano de peddels, zwemvesten en waterdichte tonnen klaar en controleer werplijnen, fluitjes en telefoonhoezen vóór de deelnemers arriveren. Eén gezamenlijke veiligheidscontrole van 15 minuten voorkomt zoeken aan de waterkant.
Richt het eet- en drinkpunt pas in nadat de kano’s veilig aan de waterkant liggen. Vul koelboxen, watertanks en thermoskannen vlak voor vertrek en houd houdbare voorraad apart, zodat eten en drinken tijdens de tocht bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kanodag organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, route, vertrekpunt, eindpunt en kanoreservering. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de kanodag de deelnemersaantallen en dieetwensen kent.
Wat moet je meenemen voor een kanodag?: Voor iedere deelnemer heb je een passende zwemvest en peddel nodig; daarnaast zijn waterdichte tonnen, werplijnen, fluitjes en telefoonhoezen nodig. Neem per groep ook routekaarten, een EHBO-koffer en voldoende drinkwater mee.
Wanneer controleer je het weer voor een kanodag?: Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en controleer opnieuw ongeveer 2 uur voor vertrek. Spreek vooraf af bij welke omstandigheden je de route inkort of het vertrek uitstelt, zodat deelnemers niet op het laatste moment verrast worden.
Hoe voorkom je vertraging bij het vertrek van een kanodag?: Laat deelnemers 30 minuten voor vertrek aankomen en registreer de aanwezigheid direct. Leg kano’s, peddels en zwemvesten vooraf klaar en geef vóór het instappen een briefing van maximaal 10 minuten over route, vaarregels en veiligheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.