Een kanaalzwemtocht organiseren: zo pak je het aan

Begin een kanaalzwemtocht niet met de inschrijvingen, maar met de haalbaarheid van datum en route. Controleer eerst vergunningen, waterkwaliteit en waterpeil en leg daarna de start- en finishlocatie vast. Werk vervolgens het veiligheidsplan uit met reddingsposten, reddingsboten en toezichthouders. Pas wanneer die basis staat, open je de registratie en verzamel je noodcontacten en medische bijzonderheden. In de laatste week draait alles om weersverwachting, materiaalcontrole en een duidelijke briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Waterkwaliteit controleren
2 personen
4
Zwemroute uitzetten
3 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
6
Reddingsposten bepalen
3 personen
7
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
8
Reddingsboten reserveren
9
Toezichthouders vastleggen
2 personen
10
Verkeersmaatregelen aanvragen
11
Verzekering controleren
12
Deelnemersregistratie openen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Inschrijvingen verwerken
2 personen
15
Noodcontacten verzamelen
2 personen
16
Medische bijzonderheden verzamelen
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Startnummers maken
2 personen
20
Briefingdocument afdrukken
21
Weersverwachting controleren
22
Waterpeil controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen
27
Reddingsmateriaal controleren
3 personen
28
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Startgebied afzetten
4 personen
31
Finishgebied afzetten
4 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
35
Omkleedruimte inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Routeboeien plaatsen
4 personen
39
Reddingsboten positioneren
4 personen
40
EHBO-post inrichten
2 personen
41
Communicatiemiddelen uitdelen
2 personen
42
Vrijwilligers briefen
4 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Zwemuitrusting controleren
3 personen
46
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
47
Startvak vullen
4 personen
48
Zwemtocht starten
5 personen
49
Zwemmers langs de route begeleiden
8 personen
50
Tijdregistratie bijhouden
3 personen
51
Finishers registreren
3 personen
52
Finishers opvangen
4 personen
53
Handdoeken en dekens uitdelen
2 personen
54
Warme dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Publiek informeren
2 personen
59
Vermiste deelnemers controleren
3 personen
60
Laatste finisher begeleiden
3 personen
61
Deelnemers bedanken
2 personen

Nazorg

62
Routeboeien verwijderen
4 personen
63
Reddingsboten terugbrengen
4 personen
64
Terrein leegmaken
5 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelboxen legen
2 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
74
Deelnemersresultaten versturen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Routeboeienaantal 20
Startlijn
Finishboog
Zwemboeienaantal 12
Rescueboardsaantal 4
Reddingsboeienaantal 8
Werplijnenaantal 6
Peddelsaantal 8
Reddingsvestenaantal 12
Startnummerriemenaantal 120
Badmutsenaantal 120
Tijdregistratieklokkenaantal 2
Waterdichte routekaartenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Megafonenaantal 2
Mobiele opladersaantal 6
Waterdichte telefoonhoezenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 4
EHBO-koffersaantal 3
AED
Watertemperatuurmetersaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Start- en finishbannersaantal 2
Afzetlintrollenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route en veiligheidsbezetting tegelijk. Zet routeboeien uit, bepaal de reddingsposten en leg per post vast welke reddingsboeien, werplijnen, rescueboards en portofoons nodig zijn.
Regel vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór je deelnemers uitnodigt. Controleer ook de verzekering; zonder deze bevestigingen kan een inschrijving onnodig risico opleveren.
Open de registratie pas nadat start en finish praktisch zijn uitgewerkt. Vraag direct om een noodcontact, medische bijzonderheden en dieetwensen, zodat je deelnemerslijst compleet is vóór de wedstrijddag.
Maak één briefingdocument voor deelnemers en organisatie. Neem daarin de zwemroute, startprocedure, veiligheidsinstructies en het verloop bij de finish op en druk de definitieve versie vooraf af.
Controleer in de laatste 24 uur het weer en waterpeil en laad alle portofoons, mobiele opladers en stopwatches op. Vul koelboxen, verzamel de materialen per locatie en gebruik waterdichte telefoonhoezen voor telefoons langs het kanaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kanaalzwemtocht organiseren?: Begin minimaal enkele maanden vooraf met datum, route, vergunningen en veiligheidsplan. Open de deelnemersregistratie pas zodra start, finish en toezicht zijn vastgelegd.
Welke veiligheidsmaatregelen heb je nodig bij een kanaalzwemtocht?: Je hebt een uitgewerkt veiligheidsplan nodig met reddingsposten, reddingsboten, toezichthouders en duidelijke communicatie via portofoons. Leg ook vooraf vast hoe je omgaat met medische incidenten en noodcontacten.
Wanneer controleer je de waterkwaliteit en het waterpeil?: Controleer de waterkwaliteit voordat je de route definitief communiceert en herhaal de controle volgens de eisen van de bevoegde instantie. Check het waterpeil opnieuw in de laatste 24 uur, omdat dit de route en veiligheid kan beïnvloeden.
Wat moet je op de dag van een kanaalzwemtocht klaarzetten?: Zet startlijn, finishboog, routeboeien en zwem boeien op hun plaats en verdeel reddingsmiddelen over de afgesproken posten. Leg deelnemerslijst, startnummers en briefing klaar en controleer minstens één keer alle portofoons en stopwatches.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.