Zo organiseer je een kampeerderstreffen

Een kampeerderstreffen begint niet bij de barbecue, maar bij het kampeerterrein, het programma en een betrouwbare deelnemerslijst. Leg eerst vast hoeveel plaatsen, stroompunten en gezamenlijke voorzieningen je nodig hebt. Verzamel daarna dieetwensen, deel de route en controleer kort voor vertrek het weer. Op locatie draait veel om een snelle ontvangst, duidelijke bewegwijzering en een plan voor eten, verlichting en stroom.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Stroompunten reserveren
8
Weersverwachting controleren
9
Definitieve route delen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Materialen verzamelen
3 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Deelnemersinformatie printen
16
Locatie inspecteren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Stroom aansluiten
2 personen
21
Aanmeldpunt inrichten
2 personen
22
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
23
Buffet en bar inrichten
3 personen
24
Salades en brood voorbereiden
4 personen
25
Barbecue voorbereiden
3 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Geluid controleren
2 personen

Event

28
Aanmeldpunt bemannen
2 personen
29
Deelnemers verwelkomen
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Kennismakingsronde begeleiden
33
Kampeerplaatsen rondleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Barbecue aansteken
2 personen
36
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
37
Buffet openen
2 personen
38
Eten en servies aanvullen
2 personen
39
Afval tussentijds verzamelen
40
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Eten veilig opruimen
2 personen
42
Barbecue doven en reinigen
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Verlichting en stroom verwijderen
2 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
48
Terrein schoonmaken
3 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Barbecuesaantal 3
Barbecuetangenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkledenaantal 10
Routebordenaantal 8
Kledinghakenaantal 30

Organisatie

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Polsbandjesaantal 70

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 8
Handvegersaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 3
Hittebestendige handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein zodra de periode en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn. Vraag meteen hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en waar partytenten, tafels en afvalbakken mogen staan.
Werk met één actuele deelnemerslijst en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het treffen. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, deelnemersinformatie, dieetwensen en de definitieve boodschappen.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst partytenten en tafels, daarna stroom en verlichting, vervolgens het aanmeldpunt en de bewegwijzering. Zo voorkom je dat kabels en slingerverlichting later door een drukke opstelling moeten.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en pas de indeling aan bij regen of wind. Zet buffet, koffie en barbecue zo neer dat eten en apparatuur droog en veilig blijven.
Koel dranken vóór de ontvangst en zet salades en brood pas vlak voor het gezamenlijke eten klaar. Leg herbruikbaar servies, bestek, opscheplepels en afvalbakken op vaste plekken, zodat deelnemers niet blijven zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kampeerderstreffen organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met het terrein, de datum en het programma. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het treffen, zodat je boodschappen en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een kampeerderstreffen?: Tel alle vaste aansluitingen op, zoals koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en luidsprekers, en reserveer minimaal één extra stroompunt. Controleer uiterlijk een week vooraf waar de aansluitingen liggen en neem voldoende verlengkabels en stekkerdozen mee.
Wanneer moet ik de route en deelnemersinformatie delen?: Deel de definitieve route en praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin het aanmeldpunt, aankomsttijden, parkeer- of kampeerinstructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoe bereid ik een kampeerderstreffen voor op slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zorg dat partytenten, tafels, verlichting en stroom veilig kunnen staan. Houd een overdekte plek vrij voor ontvangst, buffet en koffie, en stel de barbecue niet op onder een tent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.