Zo organiseer je een kamermuziekfestival

Begin met de festivaldatum, locatie en publiekscapaciteit; die bepalen hoeveel programmaonderdelen, stoelen en vrijwilligers je nodig hebt. Leg daarna musici, repertoire, speeltijden en repetities vast voordat je het festival publiceert. Regel vervolgens reserveringen, catering en publieksinformatie, inclusief dieetwensen en praktische route-informatie. In de laatste week draait alles om bevestigen: de taakverdeling, contactlijst, programmaboekjes, kassa, garderobe en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum bevestigen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Musici contracteren
2 personen
4
Repertoire en speeltijden vastleggen
2 personen
5
Repetitietijden afstemmen
2 personen
6
Artiesteninformatie verzamelen
7
Locatie reserveren
8
Publiekscapaciteit controleren
9
Speelruimtes indelen
2 personen
10
Garderobeplek bepalen
11
Entree en kassa inrichten
2 personen
12
Cateringafspraken maken
13
Reserveringen maken
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Festival online publiceren
16
Programmaboekje opmaken
2 personen
17
Programmaboekjes drukken
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Bezoekersinformatie versturen
21
Vrijwilligers inplannen
2 personen
22
Taakverdeling bevestigen
23
Contactlijst afdrukken
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Dieetproducten apart zetten
28
Muziekmateriaal verzamelen
2 personen
29
Instrumenten veilig transporteren
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes controleren
2 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
34
Instrumenten uitladen
3 personen
35
Podiumruimte inrichten
3 personen
36
Lessenaarsverlichting plaatsen
2 personen
37
Garderobe inrichten
2 personen
38
Entree versieren
2 personen
39
Wegwijzers ophangen
2 personen
40
Programma's klaarleggen
41
Kassa voorbereiden
2 personen
42
Betaalapparaat testen
43
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
44
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Repetitie begeleiden
2 personen
47
Programmawijzigingen verwerken

Event

48
Artiesten ontvangen
2 personen
49
Publiek verwelkomen
3 personen
50
Tickets controleren
2 personen
51
Garderobe aannemen
2 personen
52
Programma's uitdelen
53
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
54
Concertonderdelen aankondigen
55
Artiesten aankondigen
56
Pauze begeleiden
2 personen
57
Koffie en thee serveren
3 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Buffet netjes houden
61
Publieksvragen beantwoorden
62
Tijdschema bewaken
63
Artiesten begeleiden
2 personen
64
Garderobe uitgeven
2 personen
65
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

66
Instrumenten inpakken
3 personen
67
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
68
Stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Garderobe afbreken
2 personen
71
Servies verzamelen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
2 personen
74
Ruimtes schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Koelboxen legen
2 personen
77
Overgebleven catering opslaan
2 personen
78
Materialen inventariseren
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Locatie afsluiten
2 personen
81
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Concertstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Dessertbordenaantal 90
Gebaksbestekaantal 90
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 18
Lessenaarslampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Compacte speakersaantal 2
Muziekinstrumenten
Instrumentkarrenaantal 2
Batterijenaantal 24

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Menustandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Garderobenummersaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de musici en het repertoire vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg per optreden de speeltijd, bezetting en repetitietijd vast, zodat de overgang tussen speelruimtes niet uitloopt.
Controleer de publiekscapaciteit per speelruimte en teken de stoelopstelling vooraf uit. Houd daarbij ruimte vrij voor muzieklessenaars, instrumentkarren, garderoberekken en een veilige looproute.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen voor het festival. Vermeld aanvangstijden, reservering, entree, garderobe, speelruimtes en het moment waarop catering beschikbaar is.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per tijdsblok. Wijs bijvoorbeeld aparte mensen aan voor entree en kassa, publieksbegeleiding, garderobe, catering en contact met de musici.
Test de techniek vóór de eerste repetitie en niet pas bij aanvang. Controleer verlengsnoeren, stekkerdozen, lessenaarslampen, microfoons, compacte speakers en reservebatterijen op de plek waar ze worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kamermuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met de datum, locatie en musici. Leg het programma en de repetitietijden vast voordat je het festival online publiceert; plan de laatste bevestigingen in de week voor het festival.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een kamermuziekfestival?: Neem de bevestigde publiekscapaciteit per speelruimte als uitgangspunt en tel de stoelen per programmaonderdeel. Houd extra ruimte vrij voor lessenaars, instrumenten en looproutes; prop de zaal niet vol om enkele plaatsen te winnen.
Wanneer verstuur je bezoekersinformatie voor een kamermuziekfestival?: Stuur de praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor het festival, zodra reserveringen en speeltijden definitief zijn. Vermeld ook hoe bezoekers de juiste speelruimte, entree en garderobe vinden.
Wat moet je op de festivaldag als eerste controleren?: Controleer vóór de eerste repetitie de zaalindeling, kassa, garderobe, verlichting en techniek. Leg contactlijst en taakverdeling klaar en koel de dranken voordat de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.