Een kamermuziekconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie, musici en het programma; pas daarna nodig je bezoekers uit. Werk vervolgens naar een actuele bezoekerslijst, zodat je catering, stoelen en programmakaarten op tijd kunt afstemmen. Plan op de concertdag eerst de zaal en techniek, daarna de ontvangst en catering. Bij kamermuziek zit de voorbereiding vaak in details: muzieklessenaars en verlichting staan niet vanzelf goed, en musici hebben duidelijke route- en aankomstinformatie nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en locatie bevestigen
2
Musici en programma bevestigen
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst bijwerken
8
Programma's opmaken
9
Programma's afdrukken
10
Catering bestellen
11
Techniek en verlichting testen
2 personen
12
Musici over route informeren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Locatiesleutels ophalen

Event

15
Locatie openen
16
Zaal controleren
2 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
19
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
20
Muzieklessenaarverlichting aansluiten
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Dranken koud zetten
24
Hapjes voorbereiden
2 personen
25
Programma's klaarleggen
26
Musici ontvangen
2 personen
27
Instrumenten en partituren klaarzetten
3 personen
28
Geluidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Pauzecatering klaarzetten
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Programma's uitdelen
2 personen
32
Concert aankondigen
33
Pauzedranken en hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
35
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Restanten verpakken
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Afval verwijderen
2 personen
41
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
42
Gevonden voorwerpen verzamelen
43
Locatie afsluiten
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 6
Krukken voor musiciaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 4
Muzieklessenaarlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare microfoon

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 8
Garderobelabelsaantal 100

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
LED-lampenaantal 8

Printmateriaal

Programmakaartenaantal 90
Naamkaartjesaantal 10
Pennenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig musici, programma en locatie voordat de uitnodigingen eruit gaan. Vraag aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het concert af, zodat je stoelen, catering en dieetwensen nog kunt bijstellen.
Plan voor de opbouw minimaal 3 uur vóór aanvang. Gebruik het eerste uur voor openen en controleren van de zaal, het tweede voor stoelen, tafels en lessenaars en het laatste uur voor techniek, verlichting en ontvangst.
Test muzieklessenaarlampen, verlengkabels, stekkerdozen en de draagbare microfoon vóór bezoekers binnenkomen. Leg reserve-LED-lampen en kabels op één vaste plek, zodat een storing niet tijdens het concert moet worden opgelost.
Zet koffie, thee en dranken pas klaar nadat de zaalindeling is gecontroleerd. Reken voor koffie en thee op 1 kopje per bezoeker plus 10 procent reserve en houd hapjes en dieetopties apart herkenbaar.
Maak programmakaarten en naamkaartjes minstens 2 dagen vooraf af en leg ze op de ontvangsttafel. Controleer de bezoekerslijst bij binnenkomst; zo zie je direct wie nog ontbreekt en hoeveel plaats of catering overblijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kamermuziekconcert organiseren?: Leg datum, locatie, musici en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kamermuziekconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur vóór aanvang voor openen, zaalcontrole, stoelen, ontvangsttafels, lessenaars en verlichting. Plan daarna nog 30 minuten zonder andere taken voor een laatste techniek- en ontvangstcontrole.
Hoeveel stoelen en programma's moet je klaarzetten?: Zet voor elke bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra stoelen beschikbaar als de ruimte dat toelaat. Druk één programmakaart per bezoeker plus ongeveer 10 procent reserve.
Wanneer regel je catering voor een kamermuziekconcert?: Bestel catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen vóór het concert. Verzamel dieetwensen uiterlijk op dat moment en controleer de aantallen opnieuw bij het bijwerken van de bezoekerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.