Zo organiseer je een kamermuziekconcert

Begin met de concertdatum, het programma en de musici; die drie bepalen vrijwel de rest van je planning. Reserveer daarna de zaal én een repetitieruimte, controleer vergunningen en rechten en maak een begroting voordat je tickets opent. Werk vervolgens toe naar publieksregistratie, zaalindeling, programmaboekjes en catering. Op de concertdag zelf zit de winst vooral in een vroege opening, een gecontroleerde bezoekerslijst en een aparte plek voor musici, instrumenten en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
2
Musici contracteren
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Repetitieruimte reserveren
5
Vergunningen en rechten controleren
6
Begroting en ticketprijs bepalen
2 personen
7
Ticketregistratie openen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Concert online aankondigen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Programma en zaalindeling maken
2 personen
14
Cateringhoeveelheden bepalen
15
Catering inkopen plannen
16
Musici informeren over aanvang
17
Programmaboekjes voorbereiden
2 personen
18
Naamkaartjes voor musici maken
19
Bezoekerslijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
22
Catering voorbereiden
2 personen
23
Aanwezigheid team bevestigen
24
Sleutels en toegang regelen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal en foyerruimte inspecteren
2 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
29
Podiumzone inrichten
3 personen
30
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
31
Verlichting controleren
2 personen
32
Decoratie aanbrengen
2 personen
33
Instrumenten ontvangen
2 personen
34
Instrumenten veilig opstellen
3 personen
35
Muzieklessenaars verlichten
36
Geluidsniveau controleren
2 personen
37
Programma met musici doornemen
2 personen
38
Catering klaarzetten
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
41
Programmaboekjes klaarleggen
42
Kaartcontrole voorbereiden
2 personen
43
Musici laten inspelen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
47
Concert aankondigen
48
Concert begeleiden
2 personen
49
Pauze catering serveren
3 personen
50
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
51
Instrumenten inpakken
3 personen

Nazorg

52
Servies verzamelen
2 personen
53
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
54
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
55
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Materialen inventariseren
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 8
Lesenaarslampjesaantal 8
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Actieve luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Timer

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Kannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Leg datum, programma en musici eerst vast. Reserveer de repetitieruimte meteen mee, want een beschikbare concertzaal betekent niet automatisch dat er op dezelfde dag kan worden gerepeteerd.
Maak de begroting voordat je de ticketregistratie opent. Neem naast musici en zaal ook rechten, programmaboekjes, techniek, catering en eventuele huur van podiumdelen, stoelen en lessenaars mee.
Plan een technische controle vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Test microfoons, mengpaneel, actieve luidsprekers, verlengkabels en lessenaarslampjes en leg kabels zo dat bezoekers er niet over struikelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal de catering pas daarna. Reken koffie, thee en water apart van de ontvangst met gebak of andere hapjes, zodat je niet op het laatste moment servies en serveerschalen tekortkomt.
Open de locatie ruim vóór aanvang en werk met een korte checklist. Controleer sleutels, zaalindeling, bezoekerslijst, programmaboekjes, naamkaartjes voor musici en de kleedkamer voordat het publiek arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kamermuziekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, musici en zaal. Open de ticketregistratie zodra begroting, ticketprijs en capaciteit zijn vastgesteld; plan de praktische controle uiterlijk 1 week voor het concert.
Wanneer reserveer je een repetitieruimte voor een kamermuziekconcert?: Reserveer de repetitieruimte tegelijk met de concertzaal, idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Vraag musici minimaal 2 weken voor het concert naar hun aankomsttijd en beschikbare repetitie-uren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kamermuziekconcert op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor openen, zaalindeling, podiumdelen, stoelen, lessenaars, techniek en catering. Voeg minstens 30 minuten toe voor een volledige soundcheck en controle van alle kabels en lampjes.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kamermuziekconcert?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en zet het concert online zodra datum, programma, locatie en ticketinformatie definitief zijn. Controleer de aanmeldingen nog 3 tot 5 dagen voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.