Zo organiseer je een kajakmarathon

Begin een kajakmarathon niet met de inschrijvingen, maar met de route, locaties en veiligheidsdekking. Leg vast waar deelnemers starten en finishen, welke doorgangen ze gebruiken en hoe je mensen en materiaal tussen beide punten verplaatst. Daarna regel je vergunningen, kajaks, reddingsmiddelen, begeleiding en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om bevestigen, sorteren en briefen: van startnummers en polsbandjes tot portofoons, koelboxen en waterdichte routekaarten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
EHBO en reddingsdekking vastleggen
6
Kajaks en peddels reserveren
7
Shuttles en transport reserveren
8
Deelnemersinformatie opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Route en doorgangen controleren
3 personen
16
Waterstanden en weersverwachting controleren
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
19
Deelnemersbrief versturen
20
Vergunningen en documenten printen
21
Materialen en transport bevestigen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Kajaks en peddels klaarzetten
4 personen
26
Terrein en toegangsroute controleren
3 personen
27
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
28
Registratietafels opstellen
3 personen
29
Peddelcontrolepunt inrichten
2 personen
30
EHBO-punt inrichten
2 personen
31
Waterposten plaatsen
4 personen
32
Routepijlen en waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
33
Parkeer- en fietsenstallingborden plaatsen
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Verlichting plaatsen en testen
3 personen

Event

37
Deelnemersregistratie openen
4 personen
38
Startnummers en polsbandjes uitdelen
3 personen
39
Kajaks en reddingsvesten uitgeven
4 personen
40
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
41
Deelnemers naar de start begeleiden
4 personen
42
Kajakmarathon starten
3 personen
43
Startgebied bewaken
4 personen
44
Waterposten bemannen
8 personen
45
Reddingsboten en kano’s positioneren
6 personen
46
Deelnemers en tussenstanden registreren
3 personen
47
Verkeer bij kruisingen begeleiden
4 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
50
EHBO verlenen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Finishers ontvangen
4 personen
53
Medaille en finishpakket uitdelen
3 personen
54
Finishers van kajaks begeleiden
4 personen
55
Maaltijd en soep serveren
4 personen
56
Eindtijden verwerken
2 personen
57
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
58
Laatste deelnemers controleren
3 personen
59
Finishgebied afsluiten
3 personen

Nazorg

60
Kajaks en peddels verzamelen
5 personen
61
Reddingsmateriaal terugbrengen
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Borden en routepijlen verwijderen
4 personen
64
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
65
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
66
Terrein en sanitair schoonmaken
4 personen
67
Gehuurde materialen controleren
2 personen
68
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Uitslagen en bedankbericht versturen
2 personen
71
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Toerkajaksaantal 45
Reservekajaksaantal 5
Kajakpeddelsaantal 50
Reservepeddelsaantal 8
Reddingsvestenaantal 55
Helmenaantal 55
Spatzeilenaantal 45
Peddelriemenaantal 20
Reddingsboeienaantal 8
Werplijnenaantal 8
Reddingsbotenaantal 2
Kano’s voor begeleidingaantal 3
Waterdichte portofoonsaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 15
Nooddekensaantal 20
Handlampenaantal 12
Routepijlenaantal 30
Reddingspostbordenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Polsbandjesaantal 100
Medaillelintenaantal 60
Deelnemersmedaillesaantal 60
Finishcertificatenaantal 60
Waterdichte notitieblokkenaantal 12
Waterdichte stiftenaantal 24

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Registratiebaliesaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Handmegafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
EHBO-koffersaantal 3
AED

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 100

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoboxenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Start- en finishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Evenementvlaggenaantal 12
Podiumvrije finishachterwand

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Handwasstationsaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4
Herbruikbare werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer start- en finishlocatie zodra de route voorlopig vaststaat. Controleer daarna opnieuw of shuttles, kajaks en deelnemersstromen op beide plekken kunnen komen; een route zonder logistiek plan veroorzaakt op de dag zelf vertraging.
Maak het veiligheidsplan vóór je deelnemers uitnodigt. Leg per routegedeelte vast wie toezicht houdt, waar reddingsboten of begeleidingskano’s varen en hoe vrijwilligers via waterdichte portofoons contact houden.
Controleer waterstand en weersverwachting op vaste momenten: bijvoorbeeld 14 dagen, 7 dagen en 24 uur voor de start. Neem in de deelnemersbrief ook mee wat er gebeurt bij een onveilige waterstand of gewijzigde doorgang.
Werk met aparte aantallen voor deelnemers, reserves en begeleiding. Tel niet alleen toerkajaks en peddels, maar ook reservepeddels, reddingsvesten, helmen, spatzeilen en reddingsboeien per inzetpunt.
Plan de laatste sorteerbeurt op de dag vóór de marathon. Leg startnummers en polsbandjes per deelnemer klaar, vul koelboxen, laad mobiele opladers op en controleer of vergunningen, routekaarten en veiligheidsdocumenten geprint zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kajakmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en veiligheidsdekking. Reserveer kajaks, transport en reddingsmiddelen zodra de datum en route vaststaan, omdat die capaciteit vaak eerder vol is dan verwacht.
Welke veiligheidsmaatregelen heb je nodig voor een kajakmarathon?: Voorzie iedere deelnemer van een reddingsvest en bepaal vooraf de reddingsdekking per routegedeelte. Plan daarnaast reddingsboten of begeleidingskano’s, reddingsboeien, werplijnen, waterdichte portofoons, EHBO en een procedure voor stoppen of omkeren bij slecht weer.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een kajakmarathon?: Stuur de eerste praktische informatie direct na het openen van de inschrijving en de definitieve deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin starttijd, route, materiaal, transport, kleding, dieetwensen, veiligheidsregels en het contactpunt op de dag zelf.
Hoe regel je transport bij een kajakmarathon met verschillende locaties?: Leg vóór de inschrijving vast hoe deelnemers, kajaks en peddels tussen start en finish worden vervoerd. Bevestig shuttles en transport opnieuw 7 dagen en 24 uur vooraf en koppel per rit een verantwoordelijke vrijwilliger aan de belading en telling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.