Organiser un marathon de kayak : la méthode complète

Un marathon de kayak se prépare d’abord sur l’eau, mais les difficultés viennent souvent de la logistique à terre. Commencez par fixer l’itinéraire et les horaires, puis verrouillez les autorisations, les secours, les kayaks et les navettes. Les inscriptions ne sont utiles que lorsque les capacités de transport et d’encadrement sont confirmées. Le jour J, chaque participant doit connaître son numéro, les passages clés, les consignes de sécurité et le point d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Définir la couverture de premiers secours et de sauvetage
6
Réserver les kayaks et les pagaies
7
Réserver les navettes et le transport
8
Rédiger les informations participants
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Vérifier l’itinéraire et les passages
3 personnes
16
Vérifier les niveaux d'eau et les prévisions météo
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
19
Envoyer la lettre aux participants
20
Imprimer les autorisations et les documents
21
Confirmer le matériel et le transport
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Préparer les kayaks et les pagaies
4 personnes
26
Vérifier le site et l’accès
3 personnes
27
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Installer les tables d'inscription
3 personnes
29
Installer le point de contrôle des pagaies
2 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
31
Installer les points d’eau
4 personnes
32
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’avertissement
4 personnes
33
Installer les panneaux de parking et de stationnement vélo
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Installer et tester l'éclairage
3 personnes

Événement

37
Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards et les bracelets
3 personnes
39
Distribuer les kayaks et les gilets de sauvetage
4 personnes
40
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
41
Accompagner les participants au départ
4 personnes
42
Lancer le marathon de kayak
3 personnes
43
Surveiller la zone de départ
4 personnes
44
Tenir les postes d’eau
8 personnes
45
Positionner les bateaux de sauvetage et les canoës
6 personnes
46
Enregistrer les participants et les classements intermédiaires
3 personnes
47
Gérer la circulation aux intersections
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
50
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Accueillir les finisseurs
4 personnes
53
Distribuer la médaille et le kit d’arrivée
3 personnes
54
Accompagner les finishers en kayak
4 personnes
55
Servir le repas et la soupe
4 personnes
56
Enregistrer les temps de fin
2 personnes
57
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
58
Vérifier les derniers participants
3 personnes
59
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes

Suivi

60
Rassembler les kayaks et les pagaies
5 personnes
61
Rapporter le matériel de secours
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer les panneaux et les flèches de direction
4 personnes
64
Collecter et trier les déchets
4 personnes
65
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
66
Nettoyer le site et les sanitaires
4 personnes
67
Vérifier le matériel loué
2 personnes
68
Rendre le matériel loué
3 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Envoyer les résultats et un message de remerciement
2 personnes
71
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Kayaks de randonnéeqté 45
Kayaks de secoursqté 5
Pagaies de kayakqté 50
Pagaies de rechangeqté 8
Gilets de sauvetageqté 55
Casquesqté 55
Bâches anti-éclaboussuresqté 45
Ramesqté 20
Bouées de sauvetageqté 8
Lignes de lancerqté 8
Canots de sauvetageqté 2
Canoës d’accompagnementqté 3
Talkies-walkies étanchesqté 12
Cartes de parcours imperméablesqté 15
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 12
Flèches de directionqté 30
Panneaux du poste de secoursqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 60
Porte-dossardsqté 60
Braceletsqté 100
Rubans de médailleqté 60
Médailles des participantsqté 60
Certificats d’arrivéeqté 60
Carnets imperméablesqté 12
Marqueurs imperméablesqté 24

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Bureaux d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3
DAE

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 100

Cuisine

Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Thermoboxesqté 6
Carafes d’eauqté 10
Pains de glaceqté 30

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de l'événementqté 12
Fond de scène d’arrivée sans podium

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 6

Nettoyage

Stations de lavage des mainsqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Pinces à déchetsqté 4
Gants de travail réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Contrôlez les passages au moins une semaine avant le départ, puis vérifiez le niveau d’eau et les prévisions météo 24 à 48 heures avant l’épreuve.
Prévoyez une capacité de secours distincte du matériel participant. Comptez les kayaks de secours, les canots ou canoës d’accompagnement, les gilets, les casques et les moyens de communication dans le plan de sécurité.
Ne réservez pas seulement les kayaks : confirmez aussi les pagaies de rechange, les navettes et le transport des participants entre le départ et l’arrivée. Refaites ce contrôle 3 à 5 jours avant le marathon.
Envoyez la lettre aux participants au moins 7 jours avant le départ. Elle doit préciser l’heure de convocation, le parcours, les documents à apporter, les règles de sécurité et la procédure en cas de changement météo.
Préparez l’accueil la veille au soir : numéros de départ, bracelets, autorisations imprimées, cartes étanches, glacières et thermos. Gardez une liste des participants à jour jusqu’à la clôture des inscriptions et le matin du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de kayak ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les sites de départ et d’arrivée, obtenir les autorisations, confirmer les secours et organiser les kayaks, les navettes et les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marathon de kayak ?: Ouvrez-les lorsque l’itinéraire, la date, les capacités de transport et les règles de sécurité sont définis, généralement 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Fermez-les assez tôt pour attribuer les numéros et ajuster le matériel.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marathon de kayak ?: Répartissez les bénévoles par fonctions : accueil, départ, passages sensibles, ravitaillement, arrivée et transport. Prévoyez au minimum un responsable par poste et un briefing collectif 60 à 90 minutes avant le départ.
Quand vérifier la météo et le niveau d’eau ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Définissez à l’avance les conditions qui imposent un parcours modifié, un report ou l’annulation de l’épreuve.

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