Zo organiseer je een kaarsenceremonie

Begin met de locatie, datum en opbouw van het programma voordat je kaarsen of catering regelt. Leg daarna vast wie spreekt of voorgaat, welke muziek en teksten worden gebruikt en hoeveel gasten komen. Reserveer extra tijd voor het verzamelen van dieetwensen en het controleren van materialen. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, veilige kaarsopstelling en een technische controle vóór de eerste gast binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Sprekers en voorgangers bevestigen
7
Muziek en teksten selecteren
2 personen
8
Catering bestellen
9
Benodigdheden controleren
2 personen
10
Programma afdrukken
11
Kaarsen en houders inkopen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Materialen naar locatie brengen
3 personen
16
Ruimte schoonmaken
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Ceremonietafel inrichten
2 personen
19
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
20
Verlichting ophangen
3 personen
21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
22
Programma en materialen klaarleggen
2 personen
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

24
Gasten ontvangen
4 personen
25
Programma uitdelen
2 personen
26
Koffie en thee serveren
3 personen
27
Openingswoord verzorgen
28
Muziek tijdens ceremonie afspelen
29
Kaarsen uitdelen
3 personen
30
Kaarsenceremonie begeleiden
3 personen
31
Kaarsen veilig doven
3 personen
32
Hapjes en dranken serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Gasten begeleiden bij vertrek
2 personen

Nazorg

35
Kaarsen en apparatuur uitschakelen
2 personen
36
Afval verzamelen
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Meubilair terugplaatsen
3 personen
40
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Krukkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Kaarsenaantal 65
Kaarsenhoudersaantal 65
Lekbakkenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
LED-kaarsenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 8
Programmabordenaantal 4
Gastenboek
Balpennenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Kabelmattenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2
Wateremmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ceremonie in blokken van 15 tot 30 minuten en leg vast wanneer gasten binnenkomen, wanneer de kaarsen worden aangestoken en wanneer er ruimte is voor muziek of sprekers. Zo voorkom je dat het programma uitloopt.
Controleer de kaarsenhouders, lekbakken en eventuele LED-kaarsen uiterlijk één week vooraf. Test ook of elke kaars stabiel staat en bepaal waar gebruikte of omgevallen kaarsen veilig worden neergezet.
Sluit geluidsapparatuur minstens 60 minuten voor aanvang aan. Test de draadloze microfoons vanaf de plekken waar sprekers staan en werk verlengkabels weg met kabelmatten voordat gasten arriveren.
Zet water, koffie, glazen en hapjes klaar vóór de ontvangst begint. Koel dranken en bereid kwetsbare hapjes zo laat mogelijk, bij voorkeur binnen twee uur voor het eerste ontvangstmoment.
Maak een korte eindcontrole met vier punten: programma en teksten, kaarsenopstelling, verlichting en geluidsniveau. Laat één persoon de gasten ontvangen terwijl een ander de ceremonietafel en techniek bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een kaarsenceremonie te organiseren?: Reken op minimaal drie tot vier weken voor een kleine ceremonie. In die periode kun je de locatie vastleggen, uitnodigingen versturen, aanmeldingen verwerken en sprekers, muziek en catering bevestigen.
Hoeveel kaarsen heb je nodig voor een kaarsenceremonie?: Neem één kaars per deelnemer of huishouden dat actief meedoet, plus ongeveer 10 procent reserve. Controleer daarnaast of er aparte kaarsen nodig zijn voor de ceremonietafel en eventuele begeleiders.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een kaarsenceremonie versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur drie tot vier weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk zeven dagen voor de ceremonie. Zo houd je tijd over om dieetwensen, zitplaatsen en catering aan te passen.
Hoe voorkom je brandgevaar bij een kaarsenceremonie?: Plaats brandende kaarsen altijd in stabiele houders met lekbakken en houd textiel, papier en kabels op afstand. Voer uiterlijk 30 minuten voor aanvang een veiligheidscontrole uit en gebruik LED-kaarsen op plekken waar toezicht lastig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.