Organiser une cérémonie des bougies, étape par étape

Une cérémonie des bougies se prépare d’abord comme un déroulé précis, puis comme une installation sûre. Commencez par réserver le lieu, fixer la date et définir les temps forts avant d’inviter les participants. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les besoins alimentaires, le nombre de chaises et le matériel technique. La veille, concentrez-vous sur les boissons, les encas et le programme ; le jour J, gardez du temps pour les branchements, la sécurité et l’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les intervenants et les officiants
7
Sélectionner la musique et les textes
2 personnes
8
Commander le catering
9
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
10
Imprimer le programme
11
Acheter des bougies et des supports
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
16
Nettoyer l’espace
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Aménager la table de cérémonie
2 personnes
19
Placer les bougies en toute sécurité
2 personnes
20
Installer l'éclairage
3 personnes
21
Raccorder le matériel audio
2 personnes
22
Préparer le programme et le matériel
2 personnes
23
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

24
Accueillir les invités
4 personnes
25
Distribuer le programme
2 personnes
26
Servir le café et le thé
3 personnes
27
Faire le discours d’ouverture
28
Diffuser la musique pendant la cérémonie
29
Distribuer les bougies
3 personnes
30
Animer la cérémonie des bougies
3 personnes
31
Éteindre les bougies en toute sécurité
3 personnes
32
Servir les snacks et les boissons
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Accompagner les invités au départ
2 personnes

Suivi

35
Éteindre les bougies et l'équipement
2 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer l’espace
3 personnes
39
Remettre le mobilier en place
3 personnes
40
Trier et ranger le matériel
2 personnes
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 6
Nappesqté 6
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Bougiesqté 65
Bougeoirsqté 65
Bacs de récupérationqté 12
Lanternesqté 8
Bougies LEDqté 12
Décoration de tableqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Livre d’or
Stylos à billeqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Sécurité

Extincteursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2
Seaux d'eauqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez notamment l’accueil, les textes, la musique, l’allumage et la clôture. Faites confirmer les intervenants et les officiants au plus tard 2 semaines avant la cérémonie.
Traitez les inscriptions dès réception et regroupez les besoins alimentaires dans un seul tableau. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la date afin d’ajuster le catering et les quantités de vaisselle.
Préparez les bougies, les bougeoirs et les bacs de récupération avant l’installation. Placez les flammes sur des supports stables, éloignés des nappes et des passages, et utilisez des bougies LED dans les zones difficiles à surveiller.
Testez le son et l’éclairage au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, le mixeur audio, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles, puis faites un contrôle de sécurité complet.
Ne gardez pas les dernières courses pour le jour même : refroidissez les boissons la veille et préparez les encas avant l’arrivée des invités. Achemin ez ensuite le matériel sur place, installez les tables et les chaises, puis distribuez le programme à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie des bougies ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et commander le catering. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, l’impression du programme et la préparation du matériel.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie des bougies ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la cérémonie, avec la date, le lieu, le programme prévu et une date limite de réponse. Faites une relance 7 jours avant pour finaliser les inscriptions et les besoins alimentaires.
Comment sécuriser les bougies pendant la cérémonie ?: Utilisez des bougeoirs stables et laissez un espace dégagé autour de chaque flamme. Faites un contrôle avant l’ouverture, surveillez les bougies pendant toute la cérémonie et prévoyez des bacs de récupération ainsi que des bougies LED pour les zones sensibles.
Quand tester le matériel audio et l’éclairage ?: Faites un premier test la veille si le lieu est accessible, puis un test complet au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez chaque microphone, haut-parleur, câble et source d’alimentation avant l’installation des invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.