Zo organiseer je een judotoernooi

Begin met de datum, sporthal en wedstrijdopzet; die bepalen hoeveel deelnemers, matten en vrijwilligers je nodig hebt. Leg daarna het wedstrijdreglement, de gewichtsklassen en de inschrijfdeadline vast, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Verwerk aanmeldingen en betalingen niet pas op de laatste dag: controleer ook medische verklaringen en dieetwensen. Plan vervolgens de poules, wedstrijdkaarten en bezetting van scheidsrechters en tafelfunctionarissen. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke indeling, goed getest materiaal en een aanspreekpunt voor EHBO.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement bepalen
3 personen
4
Gewichtsklassen vaststellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Scheidsrechters benaderen
2 personen
8
Tafelfunctionarissen benaderen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Inschrijfgeld controleren
2 personen
13
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
14
Poules indelen
3 personen
15
Wedstrijdkaarten maken
2 personen
16
Medische verklaringen controleren
2 personen
17
Prijzen bestellen
18
EHBO-contact regelen
19
Verzekering controleren
20
Catering bestellen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Draaiboek afdrukken
23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
24
Medailles controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materiaal verzamelen
3 personen
27
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
28
Prijzen sorteren
2 personen

Event

29
Sporthal openen
2 personen
30
Tatami leggen
8 personen
31
Wedstrijdtafels opstellen
4 personen
32
Publiekstribunes opstellen
4 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Weegschalen plaatsen
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Geluid en klok testen
2 personen
38
Scheidsrechters instrueren
3 personen
39
Tafelfunctionarissen instrueren
3 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Deelnemers wegen
3 personen
42
Startlijsten publiceren
2 personen
43
Openingsbriefing geven
2 personen
44
Eerste wedstrijden starten
6 personen
45
Wedstrijdresultaten verwerken
4 personen
46
Omroepen van wedstrijden
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Lunch en snacks serveren
3 personen
50
Tatami tussentijds controleren
2 personen
51
Pauze omroepen
52
Finales begeleiden
6 personen
53
Medailles klaarleggen
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Tatami afbreken
8 personen
57
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
58
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
62
Sporthal schoonmaken
5 personen
63
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Materiaal terugbrengen
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Uitslagen publiceren
68
Deelnemers bedanken
2 personen
69
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Rode judobandenaantal 8
Blauwe judobandenaantal 8
Weegschalenaantal 2
Reservejudopakkenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Klapstoelenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Etikettenaantal 100

Decoratie

Startnummersaantal 120
Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Wedstrijdformulierenaantal 300
Scoreformulierenaantal 300
Programmaboekjesaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Bannermateriaalaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Medaillesaantal 48
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 150
Medaillelintenaantal 48

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal zodra de toernooidatum vaststaat en plan minimaal 2 uur extra voor opbouw en afbouw. Controleer vooraf hoeveel matten, mattenranden en kleedkamerbanken beschikbaar zijn.
Stel het reglement, de gewichtsklassen en de inschrijfdeadline tegelijk vast. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het toernooi, inclusief weegtijd, wedstrijdindeling en wat judoka’s moeten meenemen.
Maak de poules pas nadat de aanmeldingen en gewichtsklassen zijn gecontroleerd. Print wedstrijdkaarten en een reservekopie; een laptop of printer die op de dag zelf uitvalt, mag het schema niet stilleggen.
Plan per wedstrijdblok minimaal één scheidsrechter en voldoende tafelfunctionarissen. Regel ook een coördinator met mobiele telefoon of megafoon die wijzigingen, oproepen en vertragingen centraal communiceert.
Test wedstrijdklokken, scoreborden, microfoon en luidspreker tijdens de opbouw. Leg EHBO-koffers en ijscompressen op een vaste, herkenbare plek en controleer de medailles vóór de eerste wedstrijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een judotoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. In de eerste 2 weken regel je datum, sporthal en reglement; de laatste 2 weken gebruik je voor poules, materiaalcontrole en deelnemersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een judotoernooi?: Voor een klein toernooi met maximaal 100 deelnemers heb je meestal 15 tot 25 vrijwilligers nodig. Daarin vallen scheidsrechters, tafelfunctionarissen, ontvangst, weging, catering, EHBO en een algemene coördinator.
Wanneer moet je de inschrijving voor een judotoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om betalingen, medische verklaringen, gewichtsklassen, poules en wedstrijdkaarten te controleren.
Wanneer maak je het wedstrijdschema van een judotoernooi?: Maak het wedstrijdschema ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf, zodra de inschrijvingen definitief zijn. Houd ruimte voor late afmeldingen en druk het schema zowel op papier als digitaal af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.