Organiser un tournoi de judo, étape par étape

Un tournoi de judo se prépare d’abord sur le papier, avant de remplir le gymnase. Commencez par fixer la date, réserver la salle et définir le règlement, les catégories de poids et les conditions d’inscription. Ensuite, verrouillez les arbitres, le personnel de table, les participants et le programme de compétition. Les derniers jours servent surtout à contrôler les certificats médicaux, le matériel, les médailles, les repas et l’organisation des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Définir le règlement de la compétition
3 personnes
4
Définir les catégories de poids
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Contacter les arbitres
2 personnes
8
Contacter le personnel de table
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
13
Établir le programme de la compétition
3 personnes
14
Répartir les poules
3 personnes
15
Créer les cartes de compétition
2 personnes
16
Vérifier les certificats médicaux
2 personnes
17
Commander les prix
18
Prévoir un contact de premiers secours
19
Vérifier l’assurance
20
Commander le catering
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
24
Vérifier les médailles
25
Faire les courses
3 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
28
Trier les prix
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le gymnase
2 personnes
30
Installer les tatamis
8 personnes
31
Installer les tables de compétition
4 personnes
32
Installer les tribunes
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Installer les balances
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Tester le son et l’horloge
2 personnes
38
Briefer les arbitres
3 personnes
39
Briefer les responsables de table
3 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Pesée des participants
3 personnes
42
Publier les listes de départ
2 personnes
43
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
44
Lancer les premiers matchs
6 personnes
45
Traiter les résultats du concours
4 personnes
46
Annoncer les matchs
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
50
Vérifier le tatami en cours d’événement
2 personnes
51
Annoncer la pause
52
Encadrer les finales
6 personnes
53
Préparer les médailles
2 personnes
54
Assurer la remise des prix
3 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

56
Démonter le tatami
8 personnes
57
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
58
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
62
Nettoyer le gymnase
5 personnes
63
Rassembler les objets perdus
2 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Publier les résultats
68
Remercier les participants
2 personnes
69
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 120
Bordures de tapisqté 24
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Siffletsqté 6
Ceintures de judo rougesqté 8
Ceintures de judo bleuesqté 8
Balancesqté 2
Judogis de rechangeqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Chaises pliantesqté 12
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2
Mégaphone
Haut-parleurqté 2
Microphone
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Étiquettesqté 100

Décoration

Numéros de départqté 120
Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150
Fiches de matchqté 300
Feuilles de scoreqté 300
Brochures du programmeqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Matériau pour bannièreqté 4
Nappesqté 12
Médaillesqté 48
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 150
Rubans de médailleqté 48

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les catégories de poids et les règles avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les conditions d’inscription dès le départ. Prévoyez aussi une date limite suffisamment tôt pour répartir les poules sans refaire tout le programme.
Ne laissez pas les pesées au dernier moment. Utilisez des balances vérifiées et contrôlez les certificats médicaux avant de confirmer définitivement les participants, afin d’éviter des changements dans les poules le jour du tournoi.
Réservez les arbitres et le personnel de table dès que la date et le règlement sont fixés. Pour chaque surface, vérifiez la présence d’un panneau de score, d’une pendule de match, de sifflets et des ceintures rouges et bleues.
Préparez le déroulé, les cartes de compétition et les informations aux participants avant la dernière semaine. Imprimez également une version de secours : une panne d’ordinateur, d’imprimante ou de rallonge ne doit pas interrompre les combats.
Attribuez les bénévoles par créneau et par zone : accueil, pesée, tables, vestiaires, restauration et rangement. Installez les trousses de premiers secours et les poches de glace dans un endroit connu de tous, avec un contact clairement désigné.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le gymnase, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions, vérifier les certificats médicaux et commander les récompenses.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition. Vous pourrez alors traiter les frais, confirmer les participants, répartir les poules et établir un programme réaliste.
Quel matériel faut-il vérifier avant un tournoi de judo ?: Contrôlez au moins 3 jours avant les tapis et leurs bordures, les balances, les panneaux de score, les pendules de match, les sifflets et les ceintures rouges et bleues. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, le microphone et toutes les rallonges.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires, les règles, les modalités de pesée et les informations pratiques 5 à 7 jours avant le tournoi. Renvoyez un rappel la veille avec l’heure d’arrivée et les documents à présenter.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.