Een jubileumzeiltocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de catering, maar met de boot, schipper en vertreklocatie. Die bepalen hoeveel mensen mee kunnen, hoe laat je vertrekt en wat er aan boord mogelijk is. Werk daarna de gastenlijst, dieetwensen en route uit, en leg uiterlijk enkele weken vooraf vast wat er gebeurt bij slecht weer. Gasten hebben vooral behoefte aan duidelijke informatie over kleding, parkeren, opstappen en het programma. Plan daarnaast momenten voor de toespraak en foto’s, zodat die niet verdwijnen tussen het varen en serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Dieetlijst aan cateraar doorgeven
7
Vertreklocatie reserveren
8
Zeilboot reserveren
9
Schipper bevestigen
10
Vaarschema afstemmen
2 personen
11
Route en aanlegplaatsen bepalen
2 personen
12
Alternatief slechtweerplan maken
2 personen
13
Havenregels controleren
14
Verzekering controleren
15
Weersverwachting volgen
16
Weersbesluit nemen
2 personen
17
Gasten over route informeren
18
Kledingadvies versturen
19
Parkeerinformatie versturen
20
Noodcontacten verzamelen
21
Programma en route printen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Muziek afspeellijst samenstellen
24
Toespraak voorbereiden
25
Fotomomenten plannen
2 personen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
28
Verse boodschappen kopen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Lunchpakketten klaarmaken
2 personen
32
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
33
Toespraakmateriaal klaarleggen
34
Bootveiligheid controleren
2 personen
35
Reddingsvesten klaarleggen
2 personen
36
Boot en steiger inspecteren
2 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Buffet inrichten
3 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
41
Muziekapparatuur testen
2 personen
42
Informatietafel inrichten

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
46
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
47
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
48
Gasten aan boord begeleiden
3 personen
49
Afscheidsfoto maken
50
Zeiltocht begeleiden
2 personen
51
Dranken serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Foto's tijdens vaartocht maken
55
Muziek afspelen
56
Jubileumtoespraak houden
57
Buffet klaarzetten
3 personen
58
Buffet serveren
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Dessert serveren
2 personen
62
Jubileumfoto maken
63
Aankomst voorbereiden
2 personen
64
Gasten van boord begeleiden
3 personen
65
Reddingsvesten innemen
2 personen
66
Afscheidsdrank serveren
2 personen
67
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

68
Afval verzamelen
3 personen
69
Eten en drank opruimen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Boot schoonmaken
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
73
Versiering verwijderen
2 personen
74
Muziekapparatuur inpakken
2 personen
75
Koelboxen legen
2 personen
76
Voorraad gekoeld bewaren
2 personen
77
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
78
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen controleren
80
Bedankbericht versturen
81
Foto's met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedtafelsaantal 6
Parasolsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Kurkentrekkeraantal 2
Flesopenersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
Waterdichte opbergboxenaantal 6
Megafon
Zaklampenaantal 6
Marifoon
EHBO-set
Reddingsvestenaantal 50
Zakelijke portofoonsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminium schalenaantal 10
Koelserverschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokhoudersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Jubileumbanner
Fotolijstjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 6
Waterbestendige plakbandaantal 4
Touwrollenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Afwaskwastenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Toiletborstelaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer boot, schipper en vertreklocatie eerst. Controleer meteen de maximale capaciteit, havenregels, verzekering en eventuele beperkingen voor catering, muziek en versiering.
Maak de gastenlijst in twee stappen: verwerk eerst de aanmeldingen en sluit daarna op een vaste datum de definitieve lijst. Geef dieetwensen vervolgens direct door aan de cateraar, zodat last-minute wijzigingen beperkt blijven.
Leg route, vaarschema en aanlegplaatsen vooraf vast en maak een alternatief voor slecht weer. Neem uiterlijk 24 tot 48 uur voor vertrek een definitief weersbesluit en communiceer dat meteen naar alle gasten.
Stuur kledingadvies, parkeerinformatie, opstapinstructies en noodcontacten gebundeld naar de gasten. Vermeld ook hoe lang de tocht duurt, of schoenen geschikt zijn aan boord en waar mensen zich bij aankomst melden.
Plan de toespraak en fotomomenten in het vaarschema, bijvoorbeeld vóór vertrek en tijdens een geplande aanlegplaats. Print het programma en de route en houd een waterdichte opbergmogelijkheid bij de hand voor telefoons en documenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumzeiltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de boot, schipper en vertreklocatie. Stuur de uitnodigingen daarna, zodat je minimaal 4 weken hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve gastenlijst.
Wanneer neem je een besluit over varen bij slecht weer?: Volg de weersverwachting vanaf ongeveer 7 dagen voor vertrek, maar neem het definitieve besluit 24 tot 48 uur vooraf. Leg vooraf vast wie beslist en wanneer gasten het bericht over doorgaan, uitstel of annulering ontvangen.
Wat moet ik gasten vooraf laten weten voor een zeiltocht?: Stuur uiterlijk 1 week vooraf informatie over vertrektijd, opstapplaats, parkeren, route, kleding, verwachte duur en noodcontacten. Vermeld ook of gasten zelf iets moeten meenemen en wanneer zij uiterlijk aanwezig moeten zijn.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de cateraar?: Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en controleer ze opnieuw zodra de gastenlijst sluit. Geef de definitieve lijst uiterlijk 1 tot 2 weken voor vertrek door aan de cateraar, met aantallen per dieet of allergie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.