Zo organiseer je een jubileumweek zonder last-minute stress

Begin een jubileumweek niet met versiering of boodschappen, maar met de datum, het programma en de locatie. Daarna werk je van gastenlijst naar catering en techniek, zodat aantallen en ruimte op elkaar aansluiten. Plan vervolgens de inhoudelijke onderdelen: foto’s, herinneringen en presentatie. De laatste dagen gebruik je voor bevestigingen, boodschappen en controle. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst zaal en techniek, daarna buffet, decoratie en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering aan gasten sturen
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Taart bestellen
11
Muziek en afspeellijst samenstellen
12
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
13
Presentatie voorbereiden
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken en gekoelde producten halen
2 personen
16
Servies en materialen controleren
2 personen
17
Locatie schoonmaken
3 personen
18
Koelkasten en koelboxen vullen
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Tafelkleden en servies plaatsen
3 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Licht en muziek installeren
2 personen
23
Fotowand en herinneringstafel inrichten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Jubileumtoespraak verzorgen
31
Buffet openen
2 personen
32
Buffet bijvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Taart aansnijden en serveren
2 personen
35
Muziek verzorgen
36
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Eten en dranken opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Afval afvoeren
2 personen
44
Materialen droog en compleet opbergen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Cijferslinger
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Fotowanddoek
Ledkaarsenaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 55

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen en buffettafels nodig zijn en voorkom je dat de fotowand of presentatie later moet wijken.
Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen meteen. Vraag dieetwensen uiterlijk bij de bevestiging uit, zodat je cateringbestelling niet op aannames berust.
Stuur enkele dagen vooraf een herinnering en maak daarna de definitieve gastenlijst. Gebruik dat aantal voor taart, servies, glazen en gekoelde dranken; haal dranken pas daarna in de juiste hoeveelheid.
Test beamer, projectiescherm, laptops, speakers en draadloze microfoon vóór de gasten arriveren. Leg stekkerdozen en kabels zo neer dat de looproute naar buffet, garderobe en stoelen vrij blijft.
Plan de opbouw in blokken: eerst schoonmaken en tafels plaatsen, daarna tafelkleden en servies, vervolgens licht en muziek, en pas als laatste hapjes, buffet en gekoelde producten. Zo blijven eten en drinken koel en blijft de techniek toegankelijk voor een laatste test.

Veelgestelde vragen

Waar begin je met het organiseren van een jubileumweek?: Begin met datum, programma en locatie. Leg daarna de zaalindeling vast en verstuur de uitnodigingen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verzamelen.
Hoe lang van tevoren stuur je uitnodigingen voor een jubileumweek?: Stuur de uitnodigingen enkele weken vóór de jubileumweek, met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Plan daarna nog een herinnering enkele dagen vóór het evenement.
Wanneer bestel je catering en taart voor een jubileumweek?: Bestel catering en taart nadat de uiterste aanmelddatum is verstreken en de definitieve gastenlijst klaar is. Zo baseer je de aantallen op bevestigde gasten en bekende dieetwensen.
Wanneer richt je de zaal in voor een jubileumweek?: Richt de zaal op de dag zelf in met een vaste volgorde: eerst schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, daarna servies en decoratie, en vervolgens licht en muziek testen. Zet buffet en gekoelde producten pas aan het einde klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.