Zo organiseer je een jubileumviering zonder last-minute stress

Begin een jubileumviering niet met versiering, maar met de datum, locatie en gastenlijst. Daarna leg je de volgorde vast: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, catering en dieetwensen regelen en pas daarna het programma afronden. Plan speeches, muziek en techniek uiterlijk enkele weken vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te controleren. Vooral het definitieve aantal gasten, gekoelde dranken en werkende microfoon worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Muziek afspeellijst maken
8
Programma en speeches maken
2 personen
9
Sprekers bevestigen
10
Herinnering aan gasten sturen
11
Definitief aantal gasten bepalen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Locatie schoonmaken
3 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Fotohoek inrichten
2 personen
22
Gastenboek klaarleggen
23
Techniek aansluiten
2 personen
24
Muziek testen
2 personen
25
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Jassen en cadeaus aannemen
2 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Gastenboek begeleiden
35
Groepsfoto maken
2 personen
36
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
37
Buffet openen
3 personen
38
Buffet bijvullen
3 personen
39
Gebak aansnijden en serveren
3 personen
40
Servies verzamelen
2 personen
41
Koffie en thee bijvullen
2 personen
42
Muziek en verlichting bedienen
43
Laatste ronde aankondigen
44
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Restanten veilig verpakken
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Apparatuur inpakken
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Eetvorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmandenaantal 4
Kannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Stoelhoezenaantal 20
Ballonnenaantal 60
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Gastenboek
Naamkaartjesaantal 70
Fotolijstenaantal 10
Plakgumaantal 4
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Tafellantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Afvalcontainersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Drankenkrattenaantal 6
Bordenrekkenaantal 2
Taartmes
Taartplateauaantal 2
Kannen voor limonadeaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Brandpastaaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en vraag om aanmelding vóór een vaste datum. Plan daarna nog 3 tot 5 dagen om ontbrekende reacties en dieetwensen na te bellen.
Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor de viering. Controleer dat aantal tegen borden, glazen, stoelen en de porties van de catering; een kleine reserve voorkomt tekorten.
Maak het programma met speeches en muziek minimaal 2 weken vooraf. Bevestig sprekers afzonderlijk en houd per speech een afgesproken spreektijd aan, zodat het programma niet uitloopt.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag van tevoren op dezelfde plek waar ze tijdens de viering staan. Leg oplaadbare batterijen klaar en bewaar de afspeellijst ook offline.
Werk op de dag zelf in deze volgorde: locatie schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet en drankpunt inrichten, versiering en fotohoek afmaken en daarna techniek testen. Zet houdbare voorraad eerder klaar en koel dranken pas wanneer er voldoende ruimte in de koeling is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Regel catering en uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken van tevoren en leg programma en sprekers uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal 7 dagen voor de jubileumviering door, tenzij de cateraar een andere termijn hanteert. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat wijzigingen niet op de opbouwdag ontstaan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumviering op te bouwen?: Reken voor een ruimte met tafels, stoelen, buffet, drankpunt, versiering en techniek op 3 tot 4 uur opbouw. Plan daarna minimaal 30 minuten voor een laatste controle van muziek, microfoon en buffet.
Wanneer test je de microfoon en muziek voor een jubileumviering?: Test alle techniek de dag ervoor en nogmaals 30 tot 60 minuten voordat de gasten komen. Controleer dan ook het volume, de batterijen, verlengkabels en of de afspeellijst zonder internet werkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.