Zo organiseer je een jubileummarathon

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, toiletten, medische ondersteuning en tijdregistratie voordat je de inschrijving opent. Werk vervolgens aan deelnemers, sponsoren en vrijwilligers en leg de uitvoering vast in één draaiboek. In de laatste week controleer je de route, sorteer je startnummers en stem je de bezetting van waterposten en verkeersregelaars af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verkeersplan opstellen
3 personen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Toiletten reserveren
6
Tijdregistratie reserveren
7
Medische ondersteuning reserveren
8
Startnummerontwerp maken
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Route online publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Verkeersregelaars indelen
2 personen
17
Waterposten indelen
2 personen
18
Route veilig inspecteren
3 personen
19
Startnummers bestellen
20
Herinneringsmedailles bestellen
21
T-shirts bestellen
22
Draaiboek afmaken
2 personen
23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Startnummers sorteren
3 personen
26
Catering inkopen
3 personen
27
Materialen controleren
3 personen
28
Routeborden klaarzetten
4 personen
29
Koelboxen vullen
3 personen
30
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen

Event

31
Startzone afzetten
5 personen
32
Finishboog opbouwen
4 personen
33
Inschrijftafels opstellen
3 personen
34
Waterposten opbouwen
8 personen
35
Route uitzetten
8 personen
36
Verkeersregelaars positioneren
12 personen
37
Medische post inrichten
3 personen
38
Tijdregistratie testen
2 personen
39
Deelnemers aanmelden
6 personen
40
Startnummers uitdelen
4 personen
41
Kleding en tassen aannemen
3 personen
42
Deelnemers verwelkomen
4 personen
43
Startvak begeleiden
4 personen
44
Marathon starten
3 personen
45
Water uitdelen
12 personen
46
Sportdrank uitdelen
8 personen
47
Fruit en snacks uitdelen
8 personen
48
Dranken bijvullen
4 personen
49
Routeposten bemannen
10 personen
50
Verkeer begeleiden
12 personen
51
Deelnemers bij finish opvangen
6 personen
52
Medailles uitreiken
3 personen
53
Finishresultaten registreren
2 personen
54
Herstelruimte bemannen
4 personen
55
Finishcatering serveren
8 personen
56
Koffie en thee schenken
3 personen
57
Muziek verzorgen
2 personen
58
Verlichting inschakelen
2 personen
59
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
60
Eindtijd registreren
2 personen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Routeborden verzamelen
6 personen
63
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
64
Afval inzamelen
8 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Locatie schoonmaken
6 personen
67
Meubilair afbreken
6 personen
68
Apparatuur inpakken
4 personen
69
Overgebleven catering koelen
3 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemersfoto's delen
2 personen
74
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerhoudersaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Herinneringsmedaillesaantal 250
Deelnemerenshirtsaantal 250
Drinkbekersaantal 2500
Waterjerrycansaantal 24
Koelboxenaantal 12
Routepijlenaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Lintenaantal 20
Vlaggenaantal 30
Pionnenaantal 40
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Isolatiedekensaantal 40
Yogamattenaantal 20
Herstelbankenaantal 8

Apparatuur

Finishboog
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Walkietalkiesaantal 16
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10
Printer
Printpapieraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslangenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 30
Handdoekenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Startfinishbannersaantal 4
Naambadgesaantal 40

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6
Afvalgrijpersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, start en finish eerst vast en vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan; gebruik daarna dezelfde route-informatie op de website, in de deelnemersinformatie en voor het verkeersplan.
Open de inschrijving pas wanneer tijdregistratie, medische ondersteuning en toiletten zijn gereserveerd. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat je niet enkele dagen voor de marathon opnieuw achter deelnemers aan moet.
Plan vrijwilligers per post en per tijdsblok: verkeersregelaars, waterposten, start, finish en herstelzone hebben niet dezelfde bezetting nodig. Geef iedereen vooraf een telefoonnummer, locatie en taak in het draaiboek.
Bestel startnummers, houders, chips, shirts en medailles op basis van het actuele aantal deelnemers plus een kleine reserve. Sorteer de startnummers uiterlijk de dag ervoor per startvak of uitgiftepunt.
Doe de laatste route-inspectie in de week van de marathon en controleer daarbij routepijlen, afzethekken, verkeerskegels, waterjerrycans en veiligheidshesjes. Check de weersverwachting opnieuw 24 uur vooraf en pas water, schaduw en herstelmateriaal aan waar nodig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileummarathon organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en reserveringen. Plan de inschrijving en deelnemersinformatie daarna in; de laatste 2 weken gebruik je voor controle, sorteren en briefing.
Wanneer moet je een vergunning voor een jubileummarathon aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route vastliggen, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 maanden voor de marathon. Een route met meerdere kruisingen of verkeersregelaars vraagt vaak extra afstemming, dus wacht niet tot de inschrijving al open is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileummarathon?: Maak eerst een bezettingslijst per waterpost, kruising, start, finish en registratiebalie en plan daarnaast minimaal 1 coördinator per onderdeel. Tel vervolgens een reserve van ongeveer 10 procent op voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een jubileummarathon?: Stuur de volledige informatie ongeveer 2 weken vooraf, met route, starttijd, bereikbaarheid, startnummerprocedure en contactgegevens. Verstuur 24 uur voor de start alleen nog wijzigingen, weersinformatie en praktische laatste instructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.